Q1: Mình thấy rất nhiều công ty sử dụng máy chấm công, và mình cũng thấy rằng máy chấm công đã giải quyết được việc quản lý công của nhân viên rồi, vậy tại sao cần phải sử dụng app?

A1: – Vào sát giờ bắt đầu ca, rất nhiều người phải xếp hàng, tranh nhau chấm công cho kịp giờ.

– Nhiều nỗi khổ mang tên “xin lỗi, vui lòng thử lại” do máy không nhận vân tay, bạn nào mắc chứng ra mồ hôi tay hoặc vân tay mờ là hận thù với câu này luôn 🙂

– Máy chấm công không đáp ứng được nhu cầu chấm công đa dạng trong thực tế, ví dụ những trường hợp xin phép vào trễ, về sớm, chấm công ngoài văn phòng (làm việc ngoài công trường, đi công tác..), quên check in, check out

– Dữ liệu máy chấm công cuối tháng xuất ra là dữ liệu đơn sơ nhất, giờ in, giờ out theo mã nhân viên, nhân sự phải tự bơi.

Q2: Cách sử dụng app rtWork cho từng trường hợp kịch bản chấm công khác nhau cụ thể như thế nào?

A2: – Check in/out thường: tại nơi có Qr code

– Check in/out ngoại lệ: tại nơi không có Qr code và những trường hợp khác thời gian trong ca: về sớm, đi trễ

– Check in/out tạm: rời khỏi nơi đã check in/out ban đầu

– Sửa check in/out: chỉnh quên, sửa sai

Q3: Trường hợp đến cty xong có việc cá nhân, cần ra ngoài đột xuất, có thể check in check out thế nào? Trường hợp đến cty xong bị nhức đầu không làm việc được, nghỉ ngơi 1 chút rồi mới quay lại làm việc thì check in check out thế nào?

A3: Trong trường hợp này, bạn sử dụng nút tạm check out, chọn trạng thái ngoài ca (nghĩa là việc cá nhân, không trong ca làm việc). Khi xong việc, bạn dùng nút tạm check in, làm việc bình thường.

Q4: Mình có thể xem lại toàn bộ quá trình check IN-OUT của mình không? ở đâu?

A4: Bạn có thể xem lại lịch sử check in/out ngay phía dưới các nút check in/out trong module HR cho Tất cả. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem ở phần báo cáo lương bất cứ lúc nào ở module My 360.

Q5: Nếu chấm công bằng Qr code thì nhân viên của mình có thể gian lận bằng cách chụp ảnh Qr code rồi dán ở nhà và quét thì sao?

A5: Về mặt kỹ thuật, công cụ của rtWork giải quyết được trường hợp này như sau:

– Khi quét QR code, hệ thống có thể thiết lập camera để khi scan cần lấy được không gian xung quanh, nếu nhân viên dán ở nhà, HR check báo cáo ở phần hình ảnh khi quét code sẽ phát hiện.

– Nhân sự thiết lập QR code tại văn phòng, cho phép mức độ sai số khi định vị GPS trong phạm vi là bao nhiêu mét cụ thể. Khi người dùng check ở phạm vị có độ lêch GPS cao hơn sẽ có báo cáo gửi về cho nhân sự.

Q6: Trong trường hợp không có mạng thì có thể chấm công không?

A6: App work offline được, khi có mạng thì gửi lên, app vẫn ghi nhận dữ liệu thời điểm & tọa độ check in/out.

Q7: Nếu cty có nhiều ca làm việc thì app có hỗ trợ ghi nhận chấm công được không?

A7: Module HR của rtWork cho phép thiết lập nhiều loại ca làm việc khác nhau, nhiều kịch bản chấm công khác nhau 😃

Q8: Nếu NV của tôi về sớm và sử dụng form check out thường, tôi có nhận được thông báo không?

A8: Hệ thống sẽ báo cho bạn qua nút Thông báo trên app, hoặc qua room chat báo tự động (Hệ thống sẽ cảnh báo Về sớm cho nhân viên và báo lên room chat).

Q9: Mình có công việc đột xuất, không có làm việc nhưng đã lỡ chấm công thì làm sao hủy công đó hả bạn?

A9: Có nhiều cách tuỳ vào cách quản lý của từng Doanh nghiệp nha bạn:

– Báo nhân sự huỷ kết quả check – in

– Tạo 1 ca làm việc (không lương). Khi đó bạn chỉ cần check out chọn ca làm việc không lương đó và ghi rõ lý do.

Q10: Mình thấy có nút chỉnh checkin; vậy nhân viên đi muộn mà không checkin bình thường mà vào chỉnh để chọn giờ đi sớm thì có quản lý được không?

A10: Hoàn toàn quản lý được bạn nhé. Vì nút chỉnh check in sẽ có câu hỏi lí do và người quản lý phê duyệt/xác nhận. Do đó, phải có lí do chính đáng và có người xác nhận bạn mới có thể chỉnh check in được.

Q1: Nếu tôi hết tất cả các loại phép nghỉ có lương (như phép năm, phép ốm..) mà tôi vẫn có nhu cầu nghỉ tiếp vì việc cá nhân, vậy tôi phải làm gì?

A1: Điền Form Yêu cầu gia hạn hạn ngạch nghỉ phép, gia hạn thêm số lượng ngày nghỉ phép không lương để có thể đăng ký nghỉ bằng loại phép này.

Q2: Tôi có thể theo dõi mình đã nghỉ những ngày nào, còn bao nhiêu ngày phép?
A2: Toàn bộ lịch sử đăng ký nghỉ phép của bạn sẽ được lưu lại kèm theo trạng thái tương ứng, hãy kiểm tra trong phận Nghỉ phép – Module HR cho tất cả Khi đc phê duyệt, hệ thống sẽ báo trên notif hệ thống + room bot + trạng thái chuyển sang Đã phê duyệt/Không phê duyệt

Q3.1: Nếu đã đăng ký nghỉ phép, đã đc phê duyệt mà muốn đổi lịch nghỉ phép thì làm thế nào?

A3.1: Doanh nghiệp cần phải lưu thông tin chính xác trên hệ thống để phục vụ cho truy xuất thông tin dữ liệu sau này. Vì thế, trong trường hợp này, bạn có thể huỷ phép cũ, đăng ký phép mới nhé.

Q3.2: Mình chỉ cần nhắn tin báo cho trưởng phòng muốn đổi ngày nghỉ thôi được không vì cũng cùng là 1 ngày phép?

A3.2: Có. Trong phần đăng ký nghỉ phép sẽ có thông tin chọn “thời gian cụ thể” > Chọn ngày và giờ bắt đầu – kết thúc

Q1: Tôi không làm cố định ở văn phòng và thường xuyên phải đi công tác, vậy lúc nào đi là tôi lại phải điền đăng ký đi công tác, như vậy sẽ rất bất tiện?

A1: Trường hợp này hãy linh động sử dụng Check-in/out cho phù hợp

Q1: Kể cả khi đã đăng ký và phê duyệt tăng ca qua app nhưng thông thường tăng ca sẽ là ngoài giờ làm việc, làm thế nào để kiểm soát xem nhân viên có thực sự làm tăng ca hay không?

A1: Khi thực hiện tăng ca, nhân viên cần check in khi bắt đầu ca làm việc tăng ca và check out khi kết thúc làm việc, hệ thống sẽ ghi nhận các dữ liệu này. Ngoài ra, sau đó, nhân viên sẽ cần báo cáo tăng ca – báo cáo công việc đã làm. Như vậy, doanh nghiệp có thể quản lý cả công việc và thời gian làm việc của nhân viên.

Q2: Tôi đăng ký tăng ca lẻ giờ có được không?

A2: Được. Đăng ký theo thời gian thực mà bạn đã thực hiện

Q3: Tôi không chắc thời gian tôi tăng ca thuộc Hệ số nhân bao nhiêu, vậy tôi sẽ cần hỏi trước bộ phận HR hoặc đi search mạng rồi mới đăng ký được có phải không?

A3: Mỗi loại hệ số đều được giải thích rất rõ ràng ngay trong form đăng ký

Q4: Nếu tôi tăng ca xong rồi mới nhớ là quên chưa đăng ký tăng ca thì sao?

A4: Vẫn vào được form đăng ký tăng ca thông thường, đăng ký giờ tăng ca chính xác

Q5: Tăng ca và nghỉ phép có nhiều người cùng duyệt được không?

A5: Có bạn nhé, mình hoàn toàn có thể thiết lập được các cấp phê duyệt. Và hệ thống rtWork cho phép tối đa 2 cấp phê duyệt để đảm bảo nhu cầu nhưng cũng không quá phức tạp và cồng kềnh.