Q1: Thế nào là công cụ giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp? DN có nhất thiết phải dùng các công cụ giao tiếp nội bộ hay không? Vì sao?

A1: Khi đề cập đến văn hoá ứng xử trong môi trường doanh nghiệp thì không thể nào không nhắc đến giao tiếp nội bộ. Nói nôm na thì đây là nền tảng hay một hình thức hỗ trợ giao tiếp giữa các cấp lãnh đạo và cấp dưới, giữa các nhân viên với nhau trong môi trường doanh nghiệp, hay ở cấp cao hơn là giao tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng. Giao tiếp nội bộ từ lâu đã là một phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Một văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ luôn có một hệ thống giao tiếp tốt, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. – Theo RTA thì DN rất nên dùng công cụ giao tiếp nội bộ, không riêng gì bộ công cụ của RTA mà nói chung với tất cả các bộ công cụ vì nó giúp: 1. Giải quyết các vấn đề rắc rối, khẩn cấp nhanh chóng và hiệu quả hơn 2. Nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và tin tưởng vì được giao tiếp đa chiều 3. Tăng khả năng xác định và đạt được mục tiêu trong công việc 4. Lưu giữ toàn bộ thông tin tương tác để truy xuất hỗ trợ cho công việc. 5. Bảo mật thông tin 6. Không lẫn lộn việc chung và riêng, gây xao nhãng.

Q2: Hiện nay, có rất nhiều công cụ và ứng dụng miễn phí để DN chúng tôi sử dụng để giao tiếp nội bộ như zalo, viber, wechat? Vậy tại sao nên sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ và công cụ giao tiếp nội bộ của RTA có các ưu điểm nổi bật nào hơn so với các ứng dụng này?

A2: Trước hết để trả lời câu hỏi của Cường chúng tôi có thể liệt kê 1 số ứng dụng mà DN hay sử dụng để giao tiếp nội bộ: zalo, fb, wechat, viber, skype, telegram. Các ứng dụng này cho phép người dùng trao đổi thông tin, nghe gọi, tạo nhóm chat, kết bạn, đăng tin, mua hàng, chơi game, lướt xem bảng tin của bạn bè. Rất nhiều chức năng.

Và vấn đề phát sinh là:

1. Làm sao để doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên, đảm bảo nhân viên chỉ sử dụng đúng 1 chức năng là giao tiếp nội bộ mà không làm việc khác?

2. Các ứng dụng này không được tích hợp sẵn trong hệ quản trị DN, tức còn rời rạc, khó quản lý thông tin, nhân viên buộc phải mở cùng lúc nhiều ứng dụng => phiền toái vì phải nhớ pass của quá nhiều ứng dụng.

3. Có người dùng ứng dụng này, có người dúng cái kia và thiếu sự nhất quán, đồng bộ giữa các nhân viên

4. Các thông tin trao đổi liên quan đến công việc chưa được bảo mật, rời rạc, có khả năng bị lạc mất hoặc khó tìm lại.

5. Khi có 1 cá nhân trong nhóm chat nghỉ việc. Nếu bạn đó làm trưởng nhóm thì không kick ra được sẽ dẫn đến thông tin không còn được bảo mật hoặc nhân viên phải tạo 1 nhóm chat mới.

=> Với tất cả những vấn đề đặt ra bên trên, hệ thống giao tiếp nội bộ của RTA (rtmessaging và rtWork Meet) hoàn toàn có thể hỗ trợ được: Chúng tôi tích hợp 1 tài khoản chat ngay khi nhân viên được cấp tài khoản rtWork, tài khoản này được tích hợp và sử dụng song song với tài khoản quản lý vận hành nhiều hệ module. Nhân viên không thể làm việc cá nhân trong giờ làm việc mà chỉ sử dụng chức năng này cho giao tiếp nội bộ. Nhân viên nào cũng sẽ có tài khoản để dùng chức năng này, các thông tin trao đổi đều được lưu giữ và có thể truy xuất lại khi có nhu cầu thông qua chức năng quản lý file và tìm kiếm thông tin, có thể cài đặt quyền hạn cho mỗi người dùng, mỗi acc. Khi nhân viên nghỉ việc tk ngay lập được được vô hiệu hoá giúp thông tin trao đỏi được bảo mật.

Tóm lại: Sử dụng hệ thống chat nội bộ sẽ giúp:

– DN toàn quyền quản trị tài khoản của nhân viên, dễ kiểm soát, quy trách nhiệm

– Loại bỏ hoàn toàn các kênh giao tiếp khác dễ gây xao nhãng và lẫn lộn việc riêng và việc cty cho NV;

– NV không bị lẫn lộn thông tin DN và cá nhân, bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu.

– Khi NV nghỉ việc không cần phải mời ra khỏi từng nhóm chat, chỉ cần vô hiệu hoá tài khoản của NV Các tính năng nổi trội hơn so với các công cụ khác:

– Phân quyền đọc lịch sử nội dung chat, quyền được mời vào room, quyền tương tác trên room (chỉ đọc..)

– Chức năng nhắc tên từng người, người nhận tin nhắn sẽ nhận được thông báo nổi bật -> ưu tiên trả lời, xử lý việc

– Chức năng sắp xếp, phân loại nhóm chat, thiết lập cách nhận thông báo tin nhắn của từng nhóm chat (chỉ báo khi được nhắc tên…)

– Chat bot nhắc việc

Q3: rtMessaging có bảo mật không, các tin nhắn của tôi và khách hàng thì các thành viên không cùng nhóm chat có thấy không.

A3: Tất cả các tin nhắn của nhân viên, khách hàng đều được bảo mật. Chỉ nhân viên trong nhóm chat đó thì mới nhìn thấy tin nhắn.

Q1: Thường các phần mềm chat bị giới hạn file upload, rtMessaging giới hạn dung lượng upload là bao nhiêu và với ảnh thì có bị giảm chất lượng khi upload lên không?

A1: Dung lượng tối đa là 25 MB. Chất lượng ảnh không bị giảm khi upload lên chat. Người dùng có nhiều lựa chọn về kích thước ảnh trước khi up bạn nhé.

Q2: Công ty tôi có rất đông nhân viên và bộ phận, kinh doanh nhiều lĩnh vực nên nhu cầu thiết lập rất nhiều nhóm chat khác nhau để quản lý. Khó khăn gặp phải là khó quản lý, không sắp xếp được thứ tự ưu tiên. rtMessaging có thể giải quyết được các vấn đề này không?

A2: rtMessaging cho phép thiết lập mức độ ưu tiên cho từng nhóm chat. Ví dụ: phòng yêu thích, chat cá nhân (2 thành viên), nhóm, ưu tiên thấp. Ngoài ra rtmessaging còn cho phép tìm tên phòng theo nhu cầu.

Q3: Thông tin chat trên web và app có được liên thông với nhau không?

A3: Hoàn toàn liên thông được bạn nhé.

Q4: Nếu tôi muốn người vào sau không xem được các tin nhắn trước đó thì rtMessaging có hỗ trợ tính năng này không?

A4: Có thể hỗ trợ bằng các chức năng cài đặt cho phòng họp: – Cho phép public lịch sử tất cả tin nhắn hoặc không – Public thông tin phòng chat – Thiết lập phân quyền – Dễ dàng thiết lập quyền tương tác của người dùng: chỉ đọc, chỉ được xem lịch sử trao đổi kể từ khi được mời vào nhóm (lịch sử trước đó hệ thống khóa quyền xem), tắt/mở quyền thông báo đến toàn nhóm, khóa tài khoản đối với những nhân viên đã nghỉ việc…;

Q5: Công ty chúng tôi sử dụng zalo để giao tiếp nội bộ, vấn đề gặp phải là nhân viên dùng nickname và hình ảnh không phải ảnh cá nhân nên khi giao tiếp với số lượng nhân viên đông tôi rất rối khi phải đi hỏi zalo của bạn sale A hay bạn sale B. Chức năng giao tiếp nội bộ rtMessaging của RTA có hỗ trợ gì cho vấn đề phát sinh này không?

A5: Rất cảm ơn bạn vì câu hỏi này, đây là sự bất tiện chung của nhiều DN khi sử dụng 1 số ứng dụng mạng xã hội để giao tiếp nội bộ. Với chức năng chat trên tài khoản rtMessaging, tên của nhân viên được đồng bộ theo tên tài khoản rtWork được cấp theo fullname.

Q6: Công cụ chat của rtWork có cho phép gọi thoại hay gọi video ngay trên phần mềm chat không?

A6: Có bạn nha.

Q7: Khi cần tìm các file tài liệu, hình ảnh, video đã gửi trong rtMessaging thì có cách nào làm nhanh không?

A7: Có nhé bạn. rtMessaging cho phép vào thiết lập thông tin, bấn show files để tìm thông tin file hoặc hình ảnh, video theo nhu cầu hoặc có thể search tìm theo keyword

Q1: rtwork meet có thể sử dụng trên web không hay chỉ cài app thôi?

A1: Có thể dùng cả trên web & app điện thoại bạn nhé.

Q2: rtWork Meet sử dụng được trên những nền tảng nào?

A2: rtmeet có thể sử dụng trên các nền tảng đa dạng: máy tính, máy tính bảng, điện thoại với hệ điều hành Android và iOS.

Q3: Số lượng người có thể truy cập được trong 1 cuộc họp là bao nhiêu?

A3: Không giới hạn tối đa số lượng người tham gia 1 phòng họp

Q4: rtMeet có ưu điểm gì so với các ứng dụng họp mặt online khác như Zoom, skype?

A4: rtMeet là 1 ứng dụng họp trực tuyến do RTA phát triển. Người dùng chỉ cần tải ứng dụng về trên các thiết bị di động hoặc truy cập vào không gian làm việc: meet.rtworkspace.com để thiết lập 1 phòng họp.

Ngoài những tính năng cơ bản của 1 phần mềm gọi mặt trực tuyến thông thường (chat, meeting online, share màn hình, ghi âm cuộc họp, chia sẻ video, link.), rtWork Meet có những ưu điểm nổi trội:

– Không giới hạn số lượng người tham gia

– Khởi tạo phòng họp rất nhanh và dễ dàng

– Gần gũi, thân thiện với người dùng

– Kết nối ngay lập tức với những thành viên trong cùng hệ thống.

Q5: Meet có phân chia quyền như Zoom không và làm sao để hạn chế được số lượng người truy cập vào 1 cuộc họp.

A5: rtWork Meet có thể thiết lập tất cả các quyền quản trị như Zoom: mute toàn bộ thành viên, chia sẻ màn hình, mời tài khoản ra khỏi nhóm.v.v

Làm sao để hạn chế số lượng người truy cập vào 1 cuộc họp: người dùng tự đặt tên/link cuộc họp và gửi link đó cho các thành viên, thành viên tham gia có thể cài đặt tên, profile theo nhu cầu hoặc quy tắc. Trường hợp đối tương không thuộc trong cuộc họp người mở link meet có thể mời ra khỏi cuộc họp.

Q6: Vấn đề tôi luôn quan tâm là bảo mật thông tin thì ứng dụng Meet của rtwork có đảm bảo không?

A6: Tất cả các cuộc họp đều được bảo mật thông tin. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm.

Q7: Chúng tôi muốn sử dụng lại thông tin ghi âm của cuộc họp để làm tài liệu training thì rtMeet có hỗ trợ không? quản lý có thể xem được toàn bộ thông tin các cuộc họp của nhân viên không?

A7: rtWork Meet có hỗ trợ chức năng ghi âm và ghi hình cuộc họp (không giới hạn dung lượng và thời gian). Người dùng có thể ghi âm hoặc ghi hình lại cuộc họp để làm tư liệu tập huấn hoặc lưu trữ thông tin thông qua chat bot. Tất cả thông tin cuộc họp đều được lưu lại (tuỳ vào nhu cầu người sử dụng có thiết lập ghi âm hay không) và thông tin sẽ được lưu trữ ở server chung. Để truy xuất chỉ cần vào chat bot lấy đường link cuộc họp để xem lại.

Q8: Hiện nay phần mềm Zoom đang được sử dụng rất rộng rãi, rtWork meet có những lợi thế hay ưu điểm gì?

A8: Ngoài những tính năng cơ bản của 1 phần mềm gọi mặt trực tuyến thông thường (chat, meeting online, share màn hình, ghi âm cuộc họp, chia sẻ video, link.), rtWork Meet có những ưu điểm nổi trội:

– Không giới hạn số lượng người tham gia

– Khởi tạo phòng họp rất nhanh và dễ dàng

– Gần gũi, thân thiện với người dùng

– Kết nối ngay lập tức với những thành viên trong cùng hệ thống.

Q1: Hiện nay phần lớn nhân viên của tôi tư vấn, liên hệ với khách hàng qua zalo, viber, whatapp…rồi báo cáo tiến độ công việc, trao đổi vấn đề với tôi qua những phần mềm đó luôn, mỗi lần tôi muốn tìm lại thông tin hay lịch sử liên hệ đều rất vất vả, có giải pháp nào cho vấn đề của tôi không?

A1: Đây là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm hàng đầu hiện nay đối với lĩnh vực giao tiếp nội bộ. Với công cụ rtMessaging: người dùng có thể truy xuất lại thông tin đã trao đổi bằng chức năng tìm kiếm thông tin trên chat hoặc vào mục quản lý file để truy xuất thông tin theo nhu cầu.

Q2: Khi có tin nhắn đến có thông báo gì trên app hoặc trên web để chúng tôi kịp thời theo dõi không? Ngược lại với các nhóm chat không cấp thiết có thể thiết lập mute thông báo đi để tránh làm phiền không?

A2: rtMessaging cho phép người dùng thiết lập mức độ ưu tiên cho từng phòng chat và cho phép thiết lập bật hoặc tắt thông báo cho từng phòng chat.

Q3: rtmessaging có hỗ trợ những chức năng chat nào?

A3: rtMessaging cho phép người dùng sử dụng đầy đủ các chức năng tương tự như chat của các ứng dụng mạng xã hội khác như: chat, call, gửi ảnh, video, link. reply tin nhắn cụ thể, tag tên 1 cá nhân hoặc nhóm để đề cập, tag toàn bộ room, ghim/gắn cờ tin nhắn thông báo, thả các biểu tượng cảm xúc, chỉnh sửa và xoá tin nhắn.v.v.

Q1: Chi phí sử dụng cho cho 2 công cụ này là bao nhiêu và so với các ứng dụng miễn phí khác thì lý do nào thúc đẩy tôi cần dùng?

A1: Miễn phí cài đặt và triển khai. Phí sử dụng của rtMessaging là 24,000 đồng/user/tháng. Phí dùng rtWork Meet sẽ có nhiều gói khác nhau, từ gói miễn phí tới có phí. Như đã chia sẻ, vì những lợi ích cực kỳ nổi trội của công cụ rtMessaging & rtWork Meet, các doanh nghiệp nên sử dụng ngay các công cụ này thay vì tiếp tục dùng các ứng dụng chat miễn phí khác cho công việc.

Q2: Triển khai sử dụng hệ thống giao tiếp nội bộ như thế này sẽ có những loại chi phí nào?

A2: Sẽ có 3 nhóm chi phí bạn nhé: chi phí module (24,000 đồng/user/tháng); Phí duy trì máy chủ Cloud là 125k/tháng, không tính trên đầu tài khoản sử dụng; Phí dung lượng.

Q1: Chúng tôi sẽ cần chuẩn bị những gì để có thể thiết lập

A1: Bạn chỉ cần chuẩn bị thông tin người dùng để tạo tài khoản. Cách sử dụng thì rất dễ. Chúng tôi đã có tài liệu hướng dẫn rất cụ thể và sinh động.

Q2: Thời gian thiết lập có lâu không?

A2: Phần triển khai rất nhanh chóng, chưa đầy nửa ngày là có thể thiết lập xong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.