rtWork Q&A

1. Hệ module: Quản lý Nhân sự (Chấm công, nghỉ phép, tăng ca)

Nhóm câu hỏi chấm công

Q1: Mình thấy rất nhiều công ty sử dụng máy chấm công, và mình cũng thấy rằng máy chấm công đã giải quyết được việc quản lý công của nhân viên rồi, vậy tại sao cần phải sử dụng app?

A1: – Vào sát giờ bắt đầu ca, rất nhiều người phải xếp hàng, tranh nhau chấm công cho kịp giờ.

– Nhiều nỗi khổ mang tên “xin lỗi, vui lòng thử lại” do máy không nhận vân tay, bạn nào mắc chứng ra mồ hôi tay hoặc vân tay mờ là hận thù với câu này luôn 🙂

– Máy chấm công không đáp ứng được nhu cầu chấm công đa dạng trong thực tế, ví dụ những trường hợp xin phép vào trễ, về sớm, chấm công ngoài văn phòng (làm việc ngoài công trường, đi công tác..), quên check in, check out

– Dữ liệu máy chấm công cuối tháng xuất ra là dữ liệu đơn sơ nhất, giờ in, giờ out theo mã nhân viên, nhân sự phải tự bơi.

– – – – –

Q2: Cách sử dụng app rtWork cho từng trường hợp kịch bản chấm công khác nhau cụ thể như thế nào?

A2: – Check in/out thường: tại nơi có Qr code

– Check in/out ngoại lệ: tại nơi không có Qr code và những trường hợp khác thời gian trong ca: về sớm, đi trễ

– Check in/out tạm: rời khỏi nơi đã check in/out ban đầu

– Sửa check in/out: chỉnh quên, sửa sai

– – – – –

Q3: Trường hợp đến cty xong có việc cá nhân, cần ra ngoài đột xuất, có thể check in check out thế nào? Trường hợp đến cty xong bị nhức đầu không làm việc được, nghỉ ngơi 1 chút rồi mới quay lại làm việc thì check in check out thế nào?

A3: Trong trường hợp này, bạn sử dụng nút tạm check out, chọn trạng thái ngoài ca (nghĩa là việc cá nhân, không trong ca làm việc). Khi xong việc, bạn dùng nút tạm check in, làm việc bình thường.

– – – – –

Q4: Mình có thể xem lại toàn bộ quá trình check IN-OUT của mình không? ở đâu?

A4: Bạn có thể xem lại lịch sử check in/out ngay phía dưới các nút check in/out trong module HR cho Tất cả. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem ở phần báo cáo lương bất cứ lúc nào ở module My 360.

– – – – –

Q5: Nếu chấm công bằng Qr code thì nhân viên của mình có thể gian lận bằng cách chụp ảnh Qr code rồi dán ở nhà và quét thì sao?

A5: Về mặt kỹ thuật, công cụ của rtWork giải quyết được trường hợp này như sau:

– Khi quét QR code, hệ thống có thể thiết lập camera để khi scan cần lấy được không gian xung quanh, nếu nhân viên dán ở nhà, HR check báo cáo ở phần hình ảnh khi quét code sẽ phát hiện.

– Nhân sự thiết lập QR code tại văn phòng, cho phép mức độ sai số khi định vị GPS trong phạm vi là bao nhiêu mét cụ thể. Khi người dùng check ở phạm vị có độ lêch GPS cao hơn sẽ có báo cáo gửi về cho nhân sự.

– – – – –

Q6: Trong trường hợp không có mạng thì có thể chấm công không?

A6: App work offline được, khi có mạng thì gửi lên, app vẫn ghi nhận dữ liệu thời điểm & tọa độ check in/out.

– – – – –

Q7: Nếu cty có nhiều ca làm việc thì app có hỗ trợ ghi nhận chấm công được không?

A7: Module HR của rtWork cho phép thiết lập nhiều loại ca làm việc khác nhau, nhiều kịch bản chấm công khác nhau

– – – – –

Q8: Nếu NV của tôi về sớm và sử dụng form check out thường, tôi có nhận được thông báo không?

A8: Hệ thống sẽ báo cho bạn qua nút Thông báo trên app, hoặc qua room chat báo tự động (Hệ thống sẽ cảnh báo Về sớm cho nhân viên và báo lên room chat).

– – – – –

Q9: Mình có công việc đột xuất, không có làm việc nhưng đã lỡ chấm công thì làm sao hủy công đó hả bạn?

A9: Có nhiều cách tuỳ vào cách quản lý của từng Doanh nghiệp nha bạn:

– Báo nhân sự huỷ kết quả check – in

– Tạo 1 ca làm việc (không lương). Khi đó bạn chỉ cần check out chọn ca làm việc không lương đó và ghi rõ lý do.

– – – – –

Q10: Mình thấy có nút chỉnh checkin; vậy nhân viên đi muộn mà không checkin bình thường mà vào chỉnh để chọn giờ đi sớm thì có quản lý được không?

A10: Hoàn toàn quản lý được bạn nhé. Vì nút chỉnh check in sẽ có câu hỏi lí do và người quản lý phê duyệt/xác nhận. Do đó, phải có lí do chính đáng và có người xác nhận bạn mới có thể chỉnh check in được.

Nhóm câu hỏi đăng ký nghỉ phép

Q1: Nếu tôi hết tất cả các loại phép nghỉ có lương (như phép năm, phép ốm..) mà tôi vẫn có nhu cầu nghỉ tiếp vì việc cá nhân, vậy tôi phải làm gì?

A1: Điền Form Yêu cầu gia hạn hạn ngạch nghỉ phép, gia hạn thêm số lượng ngày nghỉ phép không lương để có thể đăng ký nghỉ bằng loại phép này.

– – – – –

Q2: Tôi có thể theo dõi mình đã nghỉ những ngày nào, còn bao nhiêu ngày phép?

A2: Toàn bộ lịch sử đăng ký nghỉ phép của bạn sẽ được lưu lại kèm theo trạng thái tương ứng, hãy kiểm tra trong phận Nghỉ phép – Module HR cho tất cả Khi đc phê duyệt, hệ thống sẽ báo trên notif hệ thống + room bot + trạng thái chuyển sang Đã phê duyệt/Không phê duyệt

– – – – –

Q3: Nếu đã đăng ký nghỉ phép, đã đc phê duyệt mà muốn đổi lịch nghỉ phép thì làm thế nào?

A3: Doanh nghiệp cần phải lưu thông tin chính xác trên hệ thống để phục vụ cho truy xuất thông tin dữ liệu sau này. Vì thế, trong trường hợp này, bạn có thể huỷ phép cũ, đăng ký phép mới nhé.

– – – – –

Q4: Mình chỉ cần nhắn tin báo cho trưởng phòng muốn đổi ngày nghỉ thôi được không vì cũng cùng là 1 ngày phép?

A4: Có. Trong phần đăng ký nghỉ phép sẽ có thông tin chọn “thời gian cụ thể” > Chọn ngày và giờ bắt đầu – kết thúc

Nhóm câu hỏi đăng ký đi công tác

Q1: Tôi không làm cố định ở văn phòng và thường xuyên phải đi công tác, vậy lúc nào đi là tôi lại phải điền đăng ký đi công tác, như vậy sẽ rất bất tiện?

A1: Trường hợp này hãy linh động sử dụng Check-in/out cho phù hợp.

Nhóm câu hỏi tăng ca

Q1: Kể cả khi đã đăng ký và phê duyệt tăng ca qua app nhưng thông thường tăng ca sẽ là ngoài giờ làm việc, làm thế nào để kiểm soát xem nhân viên có thực sự làm tăng ca hay không?

A1: Khi thực hiện tăng ca, nhân viên cần check in khi bắt đầu ca làm việc tăng ca và check out khi kết thúc làm việc, hệ thống sẽ ghi nhận các dữ liệu này. Ngoài ra, sau đó, nhân viên sẽ cần báo cáo tăng ca – báo cáo công việc đã làm. Như vậy, doanh nghiệp có thể quản lý cả công việc và thời gian làm việc của nhân viên.

– – – – –

Q2: Tôi đăng ký tăng ca lẻ giờ có được không?

A2: Được. Đăng ký theo thời gian thực mà bạn đã thực hiện

– – – – –

Q3: Tôi không chắc thời gian tôi tăng ca thuộc Hệ số nhân bao nhiêu, vậy tôi sẽ cần hỏi trước bộ phận HR hoặc đi search mạng rồi mới đăng ký được có phải không?

A3: Mỗi loại hệ số đều được giải thích rất rõ ràng ngay trong form đăng ký

– – – – –

Q4: Nếu tôi tăng ca xong rồi mới nhớ là quên chưa đăng ký tăng ca thì sao?

A4: Vẫn vào được form đăng ký tăng ca thông thường, đăng ký giờ tăng ca chính xác

– – – – –

Q5: Tăng ca và nghỉ phép có nhiều người cùng duyệt được không?

A5: Có bạn nhé, mình hoàn toàn có thể thiết lập được các cấp phê duyệt. Và hệ thống rtWork cho phép tối đa 2 cấp phê duyệt để đảm bảo nhu cầu nhưng cũng không quá phức tạp và cồng kềnh.

2. Hệ module: CRM – Quản lý & Chăm sóc khách hàng

Nhóm câu hỏi nhập dữ liệu

Q1: Cách sử dụng app rtWork cho từng trường hợp kịch bản chấm công khác nhau cụ thể như thế nào?

A1: – Check in/out thường: tại nơi có Qr code – Check in/out ngoại lệ: tại nơi không có Qr code và những trường hợp khác thời gian trong ca: về sớm, đi trễ – Check in/out tạm: rời khỏi nơi đã check in/out ban đầu – Sửa check in/out: chỉnh quên, sửa sai

– – – – –

Q2: Công ty chúng tôi có rất nhiều sale, mỗi bạn tự tìm kiếm và nhập khách hàng cho mình. Vậy làm sao để chúng tôi kiểm tra các KH trùng thông tin và tính toán KPI cho nhân viên?

A2: Hệ thống CRM của rtWork có chức năng lọc trùng và thiếu thông tin khách hàng để bạn kiểm tra và hệ thống hoá.

– – – – –

Q3: Làm sao để giới hạn quyền truy cập danh sách khách hàng cho các nhân viên
khác nhau?

A3: Tạo tuyến và phân tuyến

– – – – –

Q4: Lợi ích của việc phân tuyến khách hàng là gì?

A4: – Giới hạn quyền truy cập cho từng nhân viên (giải thích chi tiết)

– Dễ theo dõi kiểm soát theo từng nhóm khách hàng.

– – – – –

Q5: Có cách nào để nhân viên không xem số điện thoại của khách hàng không?

A5: Hệ thống CRM của rtWork có chức năng ẩn số điện thoại của khách hàng. Khi đó, nhân viên Sales vào hệ thống để gọi điện chỉ nhìn được tên khách hàng và nút gọi, không biết số điện thoại của khách bạn nhé.

– – – – –

Q6: Khi 1 khách hàng không còn tiềm năng nữa, có chỗ xoá đi không?

A6: CRM của rtWork có nút xoá được, tuy nhiên RTA khuyên bạn không nên xoá. Vì khách hàng đó có thể không tiềm năng vào thời điểm này nhưng trong tương lai có thể sẽ tiềm năng. Bạn nên lưu giữ lại thông tin khách hàng cùng với lịch sử tương tác, để sau này có thể tiếp tục chăm sóc. Bạn có thể gán nhãn cho các khách hàng này, ví dụ: ưu tiên thấp, để phân biệt với những khách hàng tiềm năng hơn của hiện tại.

– – – – –

Q7: Biểu mẫu nhập khách hàng quá nhiều thông tin phải điền, nếu thu thập không đủ thì làm sao điền

A7: Có thể không ràng buộc đối với 1 số trường thông tin (show/ẩn) chưa cần thiết, và có thể chỉnh sửa, bổ sung thông tin của khách hàng

Nhóm câu hỏi tương tác với khách hàng

Q1: Cho hỏi nếu tương tác với khách và khách hẹn gọi lại thì làm sao nhớ khách nào đã hẹn để gọi cho đúng giờ?

A1: Ở phần thông tin tương tác trong CRM Dynamics của rtWork sẽ có nội dung: Việc tiếp theo cần thực hiện, để nhân viên Sales chọn (như Liên hệ lại với khách, nhắn tin cho khách, gửi email cho khách…). Sau khi chọn xong, bạn nhân viên Sales sẽ cần điền thời gian cần thực hiện, và hệ thống sẽ thông báo, nhắc nhở bạn công việc cần làm.

Nhóm câu hỏi phân tích thống kê

Q1: Xem các loại tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu chăm sóc khách hàng ở đâu?

A1: Tại module CRM 360, bạn có thể xem toàn bộ các thông tin tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu chăm sóc khách hàng trên từng phương diện: – Theo nhân viên – Theo khách hàng – Tổng hợp.

3. Hệ module: Tổng đài Cloud Phone – Bí quyết cắt giảm 40% chi phí viễn thông

Nhóm câu hỏi về định nghĩa, tính năng

Q1: Cloud phone là gì? Sự khác biệt cơ bản của Cloud phone với các phương thức viễn thông thông thường là gì?

A1: Cloud Phone là hệ thống tổng đài thoại (Call Center) gọi đến các số điện thoại di động và cố định qua Internet, sử dụng trên các thiết bị có kết nối mạng như máy tính cá nhân, smartphone. Nó khác với các phương thức viễn thông thông thường như sau: điện thoại thông thường sử dụng sim vật lý để gọi điện, 1 sim chỉ có thể gọi cùng lúc cho 1 số, còn số điện thoại trong Cloud phone là số điện thoại đẫ được đấu nối qua hạ tầng, tức là số ảo, sử dụng phần mềm hoạt động theo giao thức SIP (cho phép thực hiện các cuộc gọi bằng giao thức truyền giọng nói qua Internet). So với tổng đài điện thoại truyền thống, cách thức hoạt động của Cloud phone hoàn toàn tương tự, nhưng sự khác biệt của nó là thay vì phải thiết kế một hệ thống hạ tầng phức tạp thì tất cả được hoạt động trên Internet, thiết lập rất dễ dàng, nhanh chóng, đồng thời có rất nhiều tính năng nổi trội hơn mà chút nữa chúng ta sẽ cùng phân tích.

– – – – –

Q2: Với các ứng dụng miễn phí được sử dụng rộng rãi hiện nay như zalo, viber, wechat v.v…, đâu là lý do tôi phải dùng cloud phone để thay thế?

A2: – Mặc dù zalo, viber,… là những ứng dụng rất phổ biến hiện nay nhưng không phải tất cả khách hàng đều cài đặt & sử dụng những ứng dụng này: có người dùng zalo, người dùng viber, người không dùng phần mềm nào,… Điểm chung duy nhất của nhóm khách hàng này là có số điện thoại. => Gọi điện thoại vẫn là phương thức dễ dàng tiếp cận nhất nhất.

– Phải cài đặt tất cả các loại công cụ này để liên hệ với khách hàng > thông tin không đồng nhất, dữ liệu khách hàng rải rác khắp nơi, dễ rơi rụng

– Không nghe lại được ghi âm của các cuộc gọi thực hiện trên các công cụ này

– Không chuyên nghiệp bằng 1 tổng đài điện thoại có lời chào, phím bấm rẽ nhánh

– Không có thống kê lịch sử cuộc gọi, thời lượng phút gọi của toàn công ty, từng nhân viên theo ngày, theo tháng, tổng số cuộc gọi nhỡ, số cuộc gọi nhỡ đã được gọi lại,… => Sử dụng tổng đài thoại là phương thức hiệu quả nhất. Tính năng nổi trội của Cloud phone:

– Chi phí triển khai thấp, thời gian triển khai nhanh. Quản trị đơn giản, dễ dàng thiết lập lời chào tương tác, rẽ máy nhánh đến các bộ phận chuyên trách, không giới hạn số máy lẻ, thiết lập giờ làm việc, để lại lời nhắn ngoài giờ làm việc hoặc khi nhân viên bận (voicemail), gọi đến, gọi đi đồng thời tới 50 cuộc, gọi nội bộ miễn phí..

– Tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi, dễ dàng nghe lại, truy xuất trên máy tính cá nhân, điện thoại.

– Thống kê lịch sử cuộc gọi, thời lượng phút gọi của toàn công ty, từng nhân viên theo ngày, theo tháng, tổng số cuộc gọi nhỡ, số cuộc gọi nhỡ đã được gọi lại..

– Tính năng tự động chọn số nội mạng dùng để gọi đi giúp giảm 40 – 60% chi phí viễn thông hàng tháng so với khi sử dụng các dịch vụ tổng đài thông thường.

– Thực hiện các chiến dịch autocall tự động

– Đáp ứng nhu cầu nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. (khách hàng sẽ dễ nhớ SĐT hoặc số tổng đài của DN hơn)

– – – – –

Q3: Tôi cần gọi điện cho một số lượng khách hàng rất lớn. Nếu dùng một đầu số, một nhà mạng gọi đi thì tốn rất nhiều chi phí gọi ngoại mạng. Có giải pháp nào để tiết kiệm chi phí như tự động khớp các số có cùng mạng gọi đi không?

A3: Chức năng smart from-number: Tính năng tự động chọn số nội mạng dùng để gọi đi giúp giảm 40 – 60% chi phí viễn thông hàng tháng so với khi sử dụng các dịch vụ tổng đài thông thường.

– – – – –

Q4: Sử dụng chức năng Smart From-number có phải nhất thiết cần đủ số của 3 nhà mạng không?

A4: Nên có ít nhất số của 2 nhà mạng thì chức năng này mới có ý nghĩa nha. Nhưng thông thường RTA khuyến khích dùng 3 số của 3 nhà mạng phổ biến: Viettel, Vina, Mobiphone để tối ưu nhất về chi phí.

– – – – –

Q5: Làm thế nào để biết là mình đang dùng số nào để gọi ra khách hàng khi sử dụng cloudphone?

A5:

– Nếu chỉ dùng 1 số/nhà mạng > Mình biết chính xác số gọi ra bằng cách xem SĐT của khách thuộc nhà mạng nào

– Trong báo cáo Lịch sử cuộc gọi, ta có thể xem được chính xác số nào đã gọi tới số nào, thời lượng, thông tin phím bấm, voicemail nếu có.

– – – – –

Q6: Mình có nhu cầu ghi âm lại các cuộc gọi để kiểm tra chất lượng cuộc gọi nhân viên thực hiện thì CLP có hỗ trợ ghi âm được không?

A6: Có lưu lịch sử & ghi âm cuộc gọi của từng nhân viên theo thời gian thực, nhân viên có thể nghe lại cuộc gọi của mình (rút kinh nghiệm & nâng cao chất lượng cuộc gọi sau), quản lý có thể nghe lại cuộc gọi của tất cả nhân viên (dễ quản lý), đồng nghiệp có thể nghe để học hỏi (phục vụ cho mục tiêu đào tạo, không tốn thời gian & chi phí đào tạo) khi được phân quyền.

– – – – –

Q7: Nếu cho phép ghi âm thì có cho phép tắt/mở tùy theo từng cuộc gọi không?, vì nhiều khi tôi không muốn bị ghi âm với những cuộc gọi quan trọng/riêng tư.

A7: Có cho phép.

– – – – –

Q8: Có cần phải có mạng mới thực hiện được cuộc gọi CLP không?

A8: Chính xác, vì như lúc nãy Hiệp và Chung có giới thiệu, hệ thống tổng đài cloud phone được thiết lập dựa trên đường truyền Internet và các số đầu cuối nên cần phải có kết nối mạng thì mới thực hiện được cuộc gọi. Tuy nhiên chúng ta có thể đa dạng = 3G, 4G, hoặc wifi và chất lượng đường truyền thì không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài (thời tiết, môi trường.v.v).

– – – – –

Q9: Cloudphone phụ thuộc mạng vậy đến những nơi mạng yếu, hoặc đt nhân viên 3g kém thì phải xử lý thế nào?

A9: Đi tới nơi có wifi mạnh, hoặc đi đến nơi sóng mạnh (điện thoại truyền thống cũng bị vấn đề này), hoặc dùng thiết bị phát sóng 3G 4G để đạt chất lượng sóng mạnh nhất.

– – – – –

Q10: Khi có cuộc gọi nhỡ thì tôi có được thông báo không? Bằng hình thức nào?

A10: Có nhiều hình thức thông báo:

+ Nút thông báo trên app

+ Room bot thông báo

+ Vào module Cloud Phone xem lịch sử cuộc gọi, danh sách cuộc gọi nhỡ.

– – – – –

Q11: Số lượng người dùng tối đa có thể dùng trên hệ thống tổng đài?/ Cuộc gọi cp có giới hạn số lượng không?

A11: Không giới hạn người dùng. Nghe gọi đồng thời tới 50 cuộc.

– – – – –

Q12: Công ty tôi có 20 nhân viên telesales, vậy tôi cần mua bao nhiêu số để tất cả nhân viên đều có thể sử dụng cùng lúc?

A12: Chỉ cần mua 1 số là có thể dùng cho tất cả nhân viên cùng 1 lúc vì 1 cuộc gọi Cloud phone có thể gọi đồng thời tới 50 cuộc, tuy nhiên bạn nên mua khoảng 3 số của 3 nhà mạng phổ biến để sử dụng tính năng smart from number.

– – – – –

Q13: Phải sử dụng CRM của rtWork thì mới dùng được Cloud phone đúng không?

A13: Không nhất thiết phải dùng CRM để dùng Cloudphone vì hệ thống cloud phone cho phép thiết lập phân quyền gọi vào, gọi ra từ form hoặc hiển thị phím bấm để gọi (external: Gọi ra, internal: gọi nội bộ, visible: Hiển thị phím bấm nhập số theo nhu cầu). Tuy nhiên, RTA khuyến khích DN nên sử dụng kết hợp để cập nhật thông tin dữ liệu khách hàng và lưu trữ dữ liệu tương tác thì cần CRM kết hợp Cloudphone.

– – – – –

Q14: Khi dùng cloud phone thì khách gọi vào phải có lễ tân chuyển máy để gặp một nhân viên cụ thể hay sao?

A14: Cloudphone cho phép thiết lập hệ thống lời chào và rẽ nhánh tự động, chuyển cuộc gọi tới các bộ phận bằng các phím bấm.

– – – – –

Q15: Làm thế nào để khách gọi vào hotline có thể chuyển thẳng đến bộ phận hỗ trợ mà không cần nhấn phím?

A15: Cloud phone có tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh: nhớ tương tác sau cùng của nhân viên với khách để chuyển cuộc gọi tới nhân viên đã tư vấn. Nếu là khách mới hoàn toàn: doanh nghiệp muốn cuộc gọi đổ vào nhân viên cụ thể hoặc nhóm nhân viên nào thì hoàn toàn có thể thiết lập.

– – – – –

Q16: Khi khách hàng có nhu cầu gọi lại để gặp đúng nhân viên vừa tư vấn thì CLP hỗ trợ như thế nào?

A16: Bạn thiết lập 1 phím bấm để chuyển đến nhân viên vừa hỗ trợ cho bạn > Trong phần lời chào nói chức năng của phím bấm này để khách có nhu cầu sẽ bấm.

– – – – –

Q17: Ngoài giờ làm việc khách gọi vào ai nghe máy?

A17: Thiết lập 1 lời thoại cho khung giờ nghỉ báo khách để lại lời nhắn (voicemail), hoặc thiết lập từng khung giờ cho từng nhóm nhân viên theo ca của họ.

– – – – –

Q18: Nếu khách gọi cho số máy lẻ cho 1 nhân viên cụ thể, nhưng nhân viên đó ko đăng nhập tài khoản thì sẽ như thế nào?

A18:

– Nên thiết lập nhóm agent – VD phòng kinh doanh có 5 NV thì 5 NV đc thêm vào 1 nhóm agent. Thiết lập VD bấm phím 1 vào phòng kinh doanh => Cuộc gọi đổ lần lượt 5 người hoặc ngẫu nhiên, ưu tiên tương tác trước (hoặc tuỳ theo nhu cầu của DN) (ưu tiên tương tác là lấy last, người nhận cuộc gọi cuối cùng) NV này sau bao nhiêu giây (thiết lập được) không nhận thì cuộc gọi được chuyển sang cho nhân viên khác

– Số máy lẻ thì nếu khách gọi mà NV đó không nghe > thành gọi nhỡ.

– – – – –

Q19: Làm thế nào để biết là đang dùng số nào để gọi ra cho khách hàng khi sử dụng Cloudphone?

A19:

– Nếu chỉ dùng 1 số/nhà mạng > Mình biết chính xác số gọi ra bằng cách xem SĐT của khách thuộc nhà mạng nào

– Trong báo cáo Lịch sử cuộc gọi, ta có thể xem được chính xác số nào đã gọi tới số nào, thời lượng, thông tin phím bấm, voicemail nếu có.

– – – – –

Q20: Công ty mình kết nối với khá nhiều khách hàng. Có nhóm khách hàng chỉ nghe máy khi thấy số gọi đến là số di động, có nhóm lại chỉ nhận cuộc gọi khi số gọi đến là đầu số máy bàn. CLP có giải quyết được nhu cầu này không?

A20: Hoàn toàn thiết lập được.

– – – – –

Q21: Mình có nhu cầu ghi âm các cuộc gọi ra và gọi vào thì CLP có hỗ trợ được không?

A21: Có lưu lịch sử & ghi âm cuộc gọi của từng nhân viên theo thời gian thực, nhân viên có thể nghe lại cuộc gọi của mình (rút kinh nghiệm & nâng cao chất lượng cuộc gọi sau), quản lý có thể nghe lại cuộc gọi của tất cả nhân viên (dễ quản lý), đồng nghiệp có thể nghe để học hỏi (phục vụ cho mục tiêu đào tạo, không tốn thời gian & chi phí đào tạo) khi được phân quyền.

– – – – –

Q22: Cuộc gọi cloud phone có giới hạn số lượng không?

A22: Cloudphone hỗ trợ nghe gọi đồng thời tới 50 cuộc.

Nhóm câu hỏi chi phí

Q1: Chi phí sử dụng cloud phone có cao không? Cần phải trả những phí gì cho việc vận hành Cloud Phone? So với điện thoại thường thì chi phí thế nào?

A1: – Chi phí cloudphone rất rẻ nhờ các tính năng đã nêu: smart from number, gọi đồng thời nhiều cuộc, ghi âm, lịch sử tương tác… => tiết kiệm thời gian, công sức,… chính là tiết kiệm chi phí.

– Cần trả những phí sau để vận hành Cloud phone:

1. Trả cho nhà mạng:

+ Phí khởi tạo (hoà mạng): thu 1 lần

+ Phí thuê bao: thu hàng tháng

+ Cước gọi nội mạng, ngoại mạng: tuỳ vào số phút gọi.

2. Trả cho RTA:

+ Phí module cloudphone: 125k/user/tháng

+ Phí thiết lập (tuỳ chọn) nếu muốn RTA thiết lập giúp. Còn RTA cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ chi tiết (cả text, video) để khách hàng có thể tự thiết lập dễ dàng.

Q2: Tại sao sử dụng Cloud phone tiết kiệm chi phí hơn?

A2: Chi phí cloudphone rất rẻ nhờ các tính năng đã nêu: smart from number, gọi đồng thời nhiều cuộc, ghi âm, lịch sử tương tác… => tiết kiệm thời gian, công sức,… chính là tiết kiệm chi phí.

Q3: Tôi đi công tác nước ngoài thì có dùng được Cloud Phone không? Có nhận được cuộc gọi khi đang ở nước ngoài không? Cloud Phone có giúp tôi tiết kiệm tiền roaming không?

A3: Cloudphone chỉ cần mạng 3G, 4G, Wifi nên có thể sử dụng ở mọi nơi (kể cả nước ngoài), bạn sẽ không tốn tiền roaming khi gọi cloudphone ở nước ngoài.

Nhóm câu hỏi sử dụng

Q1: Cloud phone có phù hợp với người dùng cá nhân không hay chỉ phù hợp với doanh nghiệp? vì sao?

A1: Cloud phone phù hợp với cả cá nhân và doanh nghiệp, tuỳ theo nhu cầu sử dụng của mỗi người.

Q2: Cloud phone có quản lý danh bạ như điện thoại thông thường không? Người khác có cần phải sử dụng cloud phone để liên lạc với tôi không?

A2: – Cloudphone quản lý danh bạ như điện thoại thông thường

– Người khác không cần sử dụng cloudphone để liên lạc với bạn, họ vẫn gọi bạn như bình thường

Q3: Nhân viên thường xuyên đi thị trường dùng cloud phone có tốt hơn cấp sim cố định không?

A3: Nếu nhân viên thường đi thị trường thì dùng cloudphone sẽ lưu lại dữ liệu tương tác, ghi âm cuộc gọi & có thể quản lý theo thời gian thực nên tốt hơn gọi bằng sim truyền thống rất nhiều.

Q4: Làm cách nào để quản lý, phân loại và đánh giá số lượng lớn các cuộc gọi?

A4: Cloudphone có hệ thống thống kê, tổng hợp dữ liệu thành các dạng biểu đồ thống kê giúp quản lý có cái nhìn tổng quan số lượng lớn dữ liệu

Q5: Tôi có thể quản lý (Report, lock account, unlock account,…) cuộc gọi trên CloudPhone như thế nào?

A5: Bạn có thể dùng cloudphone tổng đài để xem báo cáo, khoá/mở tài khoản cloudphone cho nhân viên

Q6: Quy mô cty tối thiểu phải đạt bao nhiêu để có thể sử dụng cloudphone?

A6: Bất kể quy mô nào cũng có thể sử dụng nhé.

Nhóm câu hỏi thiết lập, kỹ thuật

Q1: Thiết lập có dễ dàng và thuận tiện không, các bước thiết lập thế nào? Cần phải chuẩn bị những gì để thiết lập Cloud phone? Việc thiết lập và phân quyền sử dụng cho nhân viên như thế nào để quản lý?

A1: Thiết lập cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng nha bạn. Bạn cần chuẩn bị: 1. Chọn số SIP trunk mới (hoặc chuyển số đang có sang SIP trunk): làm việc với nhà mạng, RTA có thể hỗ trợ. 2. Chuẩn bị kịch bản lời chào, hệ thống rẽ nhánh, các phím bấm. 3. Thiết lập nối các số vào trong hệ thống rtWork, thông qua module Cloud phone

Q2: Thời gian triển khai mất bao lâu?

A2: Nếu bạn đã chuẩn bị tất cả yêu cầu của nhà mạng và thông tin để thiết lập thì có thể triển khai chưa đầy nửa buổi là xong.

Q3: Thao tác kĩ thuật có phức tạp không? (đối với nhân viên, với người quản lý, …)

A3: Thao tác không phức tạp vì cloudphone đã có các mục cụ thể cho từng nhu cầu (chuyên hoá cao)

Q4: Mình muốn thiết lập số điện thoại khi gọi ra là đầu số máy bàn hoặc đầu số di động tùy vào mục đích từng cuộc gọi thì CLP có hỗ trợ được không?

A4: Có

Q5: Chất lượng cuộc gọi khi sử dụng CLP có rõ, đường truyền có đảm bảo ổn định không?

A5: Khi mạng 3G, 4G & Wifi ổn định thì chất lượng cloudphone rất ổn định (điều này giống với sóng điện thoại, khi sóng yêu thì chất lượng cuộc gọi cũng giảm theo)

Q6: Tính ổn định của CloudPhone ở mức nào?

A6: Cloudphone có thể hoạt động 24/24, rất ổn định & được đảm bảo bởi hệ thống máy chủ (sever) tiên tiến nhất. Chất lượng cuộc gọi cao, ổn định và ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường bên ngoài.

Q7: Có thể sử dụng Cloud phone trên những thiết bị nào?

A7: Có thể sử dụng trên PC và tất cả các dòng điện thoại thông minh (với cả hai nền tảng HĐH lớn là iOS và Android).

Q8: Lưu ghi âm này có phụ thuộc gì vào bộ nhớ của thiết bị không?

A8: Tất cả ghi âm hay dữ liệu đều được lưu trữ toàn bộ trên rtCloud (trung tâm lưu trữ dữ liệu của RTA và bảo mật riêng cho từng hệ thống mà khách hàng đăng ký), nên không ảnh hưởng đến bộ nhớ của thiết bị.

Nhóm câu hỏi chăm sóc sau thiết lập - Technical support

Q1: Sẽ luôn có nhân viên của bên cung cấp giải pháp Cloud Phone sẵn sàng hỗ trợ?

A1: Có thể nói là 24/7 : Real Time

Q2: Ngoài những vấn đề cần hỗ trợ, thì bên sử dụng dịch vụ Cloud phone cần phải tìm hiểu hoặc có được hướng dẫn để tự quản lý hệ thống hay không?

A2: RTA luôn luôn đặt tính thuận tiện và gần gũi người dùng lên hàng đầu. Các tài liệu (văn bản & video) hết sức sinh động, dễ hiểu giúp doanh nghiệp và người dùng có thể tự tìm hiểu & sử dụng cloudphone. Và trên hết, chúng tôi luôn có đội ngũ nhân viên hỗ trợ 24/7 để giúp giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng ngay khi cần.

Nhóm câu hỏi giải pháp

Q1: Tôi đang thực hiện một cuộc khảo sát qua điện thoại và có nhu cầu sử dụng bảng hỏi qua app để thu thập thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. Bên công ty có công cụ gì cho cả nhu cầu thực hiện khảo sát qua điện thoại (ghi âm để nhóm giám sát nghe ngẫu nhiên đánh giá lại) và thu thập thông tin qua phần mềm cùng lúc không?

A1: Bạn hoàn toàn có thể thiết lập kịch bản tương tác trên module CRM của rtWork để kết hợp gọi điện phỏng vấn khảo sát và thu thập thông tin.

Q2: Tôi muốn thực hiện tính năng gọi điện giới thiệu chương trình marketing cho 1 danh sách 1000 khách hàng thì có thực hiện được không? Thực hiện nó như thế nào?

A2: Có thể thiết lập autocall để hệ thống tự động gọi đến danh sách khách hàng của bạn đã đưa vào hệ thống (chỗ này sẽ share màn hình để nói sơ qua về các bước thiết lập)

Q3: Làm sao để hệ thống cũ bên tôi có thể kết nối với hệ thống bên RTA?

A3: – Hệ thống rtWork nói riêng và tất cả các hệ thống lập trình ứng dụng đều có thể kết nối với nhau nếu như có chìa khoá để mở “cổng”, hay nói kỹ thuật hơn nó là kết nối thông qua API (viết tắt của Application Programming Interface – giao diện lập trình ứng dụng) cung cấp khả năng truy xuất để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng..Có nghĩa là chỉ cần hệ thống cũ của DN bạn đang sử dụng cho phép chúng tôi kết nối thông qua API thì nhu cầu kết nối dữ liệu này sẽ được hỗ trợ một cách nhanh chóng.

– Nếu chuyển từ hệ thống cũ sang dùng hệ thống mình, thì có thể chuyển đổi số họ đang có sang dạng sip trunk (giao thức giúp truyền giọng nói qua Internet) để mình cài đặt cloud phone (cả số điện thoại di động và đt bàn đều có thể chuyển sang sip trunk được).

Q4: Cloudphone ko thể nhắn tin với khách hàng, khá bất cập thì cách xử lý như nào?

A4: Với nhu cầu này chúng tôi có 3 giải pháp tối ưu để các DN lựa chọn tuỳ vào nhu cầu:

1. Liên kết với crm dynamics thiết lập kịch bản tương tác, gửi email, gửi sms sau tương tác.

2. Sử dụng chức năng autocall cho các vấn đề chung để truyền đạt trực tiếp thông tin của mình đến khách hàng ở các thời điểm đã thiết lập. Khi khách nhận & tương tác sẽ có thống kê các tương tác và phản hồi của khách thông qua thiết lập các kịch bản cho phím bấm và thông qua thống kê lịch sử, ghi âm sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý.

3. Sử dụng email automation để gửi thông điệp đến các khách hàng (với các thời điểm, chiến dịch và ds khách hàng được thiết lập và cấu hình theo nhu cầu). DN có thể thống kê được số lượng tương tác, số khách đã đọc mail, đã phản hồi thông tin như 1 email thông thường. Hoặc cũng có thể gửi SMS auto, công cụ này thì cần thêm 1 số kỹ thuật ngoài chức năng sẵn có của tổng đài cloudphone

Q5: Có thể sử dụng đầu số tổng đài cũ mà công ty mình đang sử dụng để chuyển qua sử dụng Cloud Phone không? Nếu được liệu có tốn thời và phức tạp không?

A5: Có thể bạn nhé. Nếu số điện thoại bạn chưa đăng ký SIP trunk thì bạn sẽ liên hệ với nhà mạng để đăng ký chuyển sang SIP trunk (giao thức giúp truyền giọng nói qua Internet). Thời gian phụ thuộc vào chính sách của nhà mạng. Sau đó, RTA sẽ hỗ trợ thiết lập, rất nhanh chóng, chỉ trong khoảng chưa đầy nửa ngày là xong.

4. Hệ module: Quản lý xuất – nhập kho

Nhóm câu hỏi tính năng

Q1: Chúng tôi là công ty giao vận, nên việc nhập và xuất kho diễn ra rất thường xuyên vậy cho hỏi ứng dụng này có hỗ trợ dễ dàng hay không?

A1: Thao tác xuất – nhập kho rất đơn giản, chỉ cần 1 phút điền form (cũng giống như chúng ta khi xuất – nhập kho thì có cái sổ và biên lai ghi nhận lại vậy), thay vì phải quản lý sổ sách, bây giờ chúng ta làm trên điện thoại (dễ dàng và rất thuận tiện). Hiện tại RTA có khá nhiều khách hàng là những công ty kho vận vẫn đang sử dụng ứng dụng này vào quản lý kho.

Q2: Chúng tôi quản lý kho bằng Excel, vậy công cụ này so với Excel nó có tốt hơn nhiều không? Và tốt hơn như nào?

A2: Tốt hơn nhiều không thì mình không thể nói suông được đúng không Chung/Hiệp nè? (Cười) Vậy thì chúng ra sẽ cùng đi đối chiếu song song hai công cụ quản lý này để cùng xem xem với mỗi 1 nhu cầu thì hai ứng dụng này sẽ hỗ trợ như thế nào nhé:

* Quản lý hồ sơ SP: (màu sắc, kiểu dáng, tính chất, HSD.v.v). excel: Quản lý thô sơ bằng cách nhập text, khi muốn tìm thông tin về sản phẩm đó phải dò tìm tốn nhiều thời gian.

Quản lý kho rtWork: Số hoá từng thông tin chi tiết nhất của SP và đặt 1 mã định danh cho sp đó, khi có nhu cầu tìm chỉ cần scan qua QR code trong vòng 2s là thấy thông tin sp.

* Quản lý xuất – nhập – tồn: excel: áp dụng công thức, quản lý phức tạp, dễ sai, dễ lẫn lộn

Quản lý kho rtWork: Số hoá từng thao tác, ghi nhận được thông tin lịch sử từng lần xuất – nhập (tự tính số lượng tồn kho theo báo cáo real time), ghi nhận được hình ảnh, video xuất – nhập, người kiểm kê kho.

* Quản lý FIFO:

-Excel: Không quản lý được, không có công cụ thông báo, phải theo dõi hằng ngày dễ bỏ sót thông tin

-Quản lý kho rtWork: Có thể quản lý hh theo HSD, FIFO, linh hoạt áp dụng cho mọi tình huống phát sinh.

Q3: Mình có shop quần áo, cần quản lý size, màu sắc của mỗi mẫu quần/áo/đầm/váy thì bộ kho này có phù hợp không ạ?

A3: Rất phù hợp bạn nhé. Công cụ quản lý kho của rtWork cho phép quản lý hồ sơ sản phẩm, hàng hoá với mọi thông tin, như màu sắc, kích thước, kiểu dáng, tính chất, hạn sử dụng…

Q4: Mình kết hợp vừa xuất, nhập kho và doanh thu bán hàng luôn thì có được không ạ?

A4: Câu trả lời là HOÀN TOÀN CÓ THỂ. Mỗi sp thiết lập đều có thiết lập bảng giá, thông tin nhập kho có phần nhập giá bán/giá chuyển đổi. Và ds các sp, bảng giá này được link với các mô đun chức năng khác như quản lý bán hàng, quản lý chuỗi có thống kê doanh thu.

Nhóm câu hỏi truy xuất lịch sử

Q1: Tôi có thể kiểm tra hạn sử dụng hay truy xuất thông tin của sản phẩm được không?

A1: Hoàn toàn có thể

– Xem HSD (show màn hình) : Module Thủ kho/nhập kho/tìm sp cần xem hạn/có trường thông tin HSD còn lại mấy ngày.

– Xem thông tin sản phẩm (show màn hình): Module Hồ sơ sản phẩm/tài sản/danh sách sản phẩm/bấm xem chi tiết.

Q2: Tôi muốn theo dõi lịch sử xuất kho và lịch sử nhập kho theo từng ngày có được không?

A2: Hoàn toàn có thể và thao tác rất đơn giản bạn nhé. Bạn vào module Thủ kho > Phân tích > Phân tích nhập kho và phân tích xuất kho. Phần này vừa có thể thể hiện được thông tin nhập/xuất kho như số lượng, kho chứa, hạn sử dụng của từng mã sản phẩm ở dạng bảng, ngoài ra có thể xem chi tiết được lịch sử nhập kho/xuất kho thông qua nút rất thuận tiện. Hơn thế nữa còn có bảng, biểu đồ phân tích tổng hợp nhập – xuất – tồn kho.

Q3: Công cụ có hỗ trợ xem lại lịch sử không?

A3: Có

Q4: Tôi cần xem lịch sử thông tin từ mua, nhập kho, xuất kho bàn giao cho nhân viên,… của 1 tài sản cụ thể thì làm thế nào?

A4: Bạn vào module Thủ kho > Phân tích > Truy xuất lịch sử: bấm vào xem chi tiết để nắm được hết các thông tin bạn nhé.

Nhóm câu hỏi về nhập kho

Q1: Với một lô hàng hóa lớn thì tôi có thể nhập kho 1 lần theo từng mã sản phẩm được không?

A1: Có thể. Và RTA cũng hỗ trợ bằng các nút chức năng để người dùng dễ phân biệt và sàng lọc theo sp (đơn lẻ, có phụ kiện).

Mở các form nhập kho từ các nút chức năng Nhập kho đơn lẻ, nhập kho có phụ kiện : mỗi 1 sp có mã là 1 vòng lặp trong biểu mẫu nhập kho (bấm nút dấu + để thêm sp nhập – show màn hình). Hiện tại tối đa cho phép nhập hơn 50 vòng lặp (tức 50 mã sp cùng lúc)

Q2: Tôi cần nhập kho và xuất kho cho số lượng sản phẩm rất lớn ở nhiều kho hàng khác nhau (>1.000 sản phẩm), nếu nhập qua app phải khai báo từng sản phẩm thì lâu quá, có cách nào nhanh hơn không?

A2: Với những trường hợp sản phẩm lớn thì RTA có công cụ hỗ trợ là sẽ nhập thông qua Google sheet bạn nhé.

Q3: Lượng sp hàng hoá là rất lớn, vậy sẽ tốn thời gian rất nhiều để nhập dữ liệu hay sao?

A3: Với số lượng sản phẩm hàng hoá lớn, bạn có thể sử dụng Google Sheet để nhập hàng loạt dữ liệu vào nhé.

Q4: Hàng hóa tôi đã nhập vào kho thì có thể lưu lại thông tin trong từng đợt kiểm kê kho được không?

A4: Có

Q5: Cách nhập hàng hóa vào kho trên hệ thống như thế nào? SKU, QR Code hay theo chuẩn nào khác?

A5: Hệ thống rtWork quản lý từng SKU của hàng hoá bằng mã QR code bạn nhé.

Q6: Tôi đang xài hệ thống cũ, làm thế nào để nhập dữ liệu cũ từ hệ thống cũ lên hệ thống rtWork một cách nhanh và đơn giản nhất?

A6: Chuyển từ hệ thống cũ sang mới thông qua API (API là các phương thức, giao thức kết nối với các thư viện và ứng dụng khác, viết tắt của Application Programming Interface – giao diện lập trình ứng dụng. API cung cấp khả năng cung cấp khả năng truy xuất đến một tập các hàm hay dùng, từ đó có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.) Vậy chỉ cần hệ thống cũ của khách hàng có thể cung cấp cho chúng tôi API key để truy cập thì rtWork sẽ truy cập và đồng bộ được lên hệ thống rtWork. Nếu hệ thống cũ không mở cổng API, bạn có thể xuất file dữ liệu từ hệ thống cũ sau đó nhập vào rtWork qua Google Sheet.

Nhóm câu hỏi về xuất kho

Q1: Tôi xuất kho ra nhưng xong không dùng hết thì làm thế nào? Hàng không dùng hết đó bị va đập, không được chất lượng như ban đầu xuất ra thì có nhập lại vào kho được không, quản lý thế nào?

A1: Hệ quản trị kho của rtWork có chức năng tái nhập kho. Bạn vào Thủ kho > Tái nhập kho để tái nhập > Trong biểu mẫu Tái nhập kho, sẽ có phần ghi chú nếu sản phẩm bị lỗi, không còn nguyên vẹn như ban đầu.

Sau khi tái nhập xong, tùy thuộc bên bạn là doanh nghiệp bán hàng hay doanh nghiệp gia công tự sản xuất sản phẩm để bán thì có thể sử dụng nguồn hàng bị lỗi đó sau khi tái nhập vào các mục đích khác nhau như:

– Nếu bạn là doanh nghiệp gia công tự sản xuất có thể tái nhập lại số lượng hàng hóa đó –> xuất kho gia công cho bộ phận gia công sản xuất để khắc phục lại sản phẩm.

– Nếu bạn là doanh nghiệp chỉ bán hàng thì có thể xuất kho thanh lý đối với các loại mặt hàng có lỗi đó. Hệ thống xuất kho trong module Kho của RTA rất đa dạng để đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp.

Q2: Công cụ này có hỗ trợ quản lý FIFO, LIFO hay không?

A2: Có hỗ trợ quản lý FIFO (first in first out): Đối với những sản phẩm cần quản lý theo hạn sử dụng thì hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng bằng cách:

Nhập kho tương ứng với hạn sử dụng của từng mã sản phẩm hoặc lô sản phẩm.

Dựa vào hạn sử dụng đó mà trong phần Tồn –> Xuất kho của module Thủ Kho sẽ giúp người dùng biết được lô sản phẩm hay mã sản phẩm nào cần xuất trước và sản phẩm nào có thể xuất sau giúp hạn chế được việc hao hụt hàng hóa và tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng thì module vẫn cho phép người dùng xuất những mã sản phẩm hoặc lô sản phẩm có hạn sử dụng lớn hơn. Lúc này hệ thống sẽ mặc định gửi thông báo (notif), chatbot cho những người có liên quan biết là nhân viên nào đã thực hiện xuất kho không theo nguyên tắc FIFO để tiện theo dõi và quản lý

LIFO (last in firs out):

– Với các dn có nhu cầu thì RTA có thể hỗ trợ phát triển chức năng này.

Q3: Hiện tôi có nhu cầu cần quản lý xuất kho theo hạn sử dụng của sản phẩm vì bên tôi có những sản phẩm đặc thù có hạn sử dụng, vậy bộ quản lý kho bên mình có giúp hỗ trợ xuất những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn nhất không? Còn nếu xuất những sản phẩm có hạn sử dụng lớn hơn (không theo nguyên tác fifo) thì có công cụ nào để cảnh báo không?

A3: Có hỗ trợ quản lý xuất kho theo fifo vì trên báo cáo có ghi rõ HSD của từng sp nếu người dùng chọn có quản lý FIFO

Một số công cụ quản lý được các chức năng này như: chatbot, notfi, email auto.vv. (thiết lập linh hoạt theo nhu cầu khách hàng)

Q4: Tôi có 3 kho hàng ở 3 tỉnh khác nhau với hơn 100 mặt hàng, tôi muốn quản lý chi tiết số lượng sản phẩm của từng kho và muốn biết các thông tin sản phẩm hết hạn hoặc có hạn sử dụng ngắn hơn để xuất đi trước, công cụ của RTA có làm được không?

A4: Hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn nhé. Sản phẩm khi nhập kho đều có thông tin nhập kho nào, xuất từ kho nào nên việc quản lý này là hoàn toàn dễ dàng.

Về việc xuất các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hơn để xuất đi trước, rtWork có hỗ trợ người dùng quản lý. Khi nhập kho, người dùng sẽ nhập hạn sử dụng của từng mã sản phẩm hoặc lô sản phẩm. Dựa vào hạn sử dụng đó, trong phần Tồn –> Xuất kho của module Thủ Kho sẽ giúp người dùng biết được lô sản phẩm hay mã sản phẩm nào cần xuất trước và sản phẩm nào có thể xuất sau giúp hạn chế được việc hao hụt hàng hóa và tiết kiệm chi phí.

Q5: Hiện nay bên công ty tôi đang áp dụng hình thức FIFO thì rtWork có áp dụng hình thức này không?

A5: Có hỗ trợ. Trên báo cáo sẽ hiện phần HSD của từng sản phẩm khi người dùng chọn có quản lý FIFO.

Nếu xuất kho những SP chưa đến hạn thì RTA vẫn linh hoạt hỗ trợ chức năng này, người dùng chỉ cần điền phiếu xuất kho ghi rõ lý do, xuất cho ai, người nhận bàn giao, gửi thông báo cho sup nào..v.v rtWork có các công cụ quản lý được phần thông báo cho người dùng: chatbot, notfi, email auto.vv. (thiết lập linh hoạt theo nhu cầu khách hàng).

Q6: Trường hợp mà tôi lỡ xuất kho hàng hóa có hạn sử dụng lâu hơn sản phẩm gần hết hạn và cần thực hiện xuất trước thì làm sau để tôi xuất đúng hàng hóa theo FIFO?

A6: Nếu xuất kho những SP chưa đến hạn thì RTA vẫn linh hoạt hỗ trợ chức năng này, người dùng chỉ cần điền phiếu xuất kho ghi rõ lý do, xuất cho ai, người nhận bàn giao, gửi thông báo cho sup nào..v.v rtWork có các công cụ quản lý được phần thông báo cho người dùng: chatbot, notfi, email auto.vv. (thiết lập linh hoạt theo nhu cầu khách hàng).

Nhóm câu hỏi về tồn kho

Q1: Tôi muốn kiểm soát lượng hàng tồn có đc không?

A1: Hoàn toàn có thể. Công cụ quản lý kho của rtWork cho phép người dùng tính được số lượng tồn thực tế của sản phẩm và từng mã item của sản phẩm sau khi nhập – xuất – tái nhập kho theo thời gian thực.

Q2: Tôi muốn theo dõi số lượng hàng tồn ngay sau mỗi lần xuất kho thì app có hỗ trợ quản lý theo dõi không?

A2: Có bạn nhé. Công cụ quản lý kho của rtWork cho phép người dùng tính được số lượng tồn thực tế của sản phẩm và từng mã item của sản phẩm sau khi nhập – xuất – tái nhập kho theo thời gian thực.

Q3: Tôi muốn có thông tin cảnh báo sớm các sản phẩm không đạt định mức tồn kho theo yêu cầu để có kế hoạch nhập hàng sớm, công cụ của RTA có thể hiện được không?

A3: Có. rtwork có các hình thức thông báo: notif app, room chat bot… Khi thiết lập, người dùng đặt định mức tồn kho cho từng sản phẩm, để khi hết/gần hết thì hệ thống sẽ thông báo. Người dùng có thể setup các điều kiện thông báo: thời gian, số lượng hàng tồn bao nhiêu thì thông báo…

Q4: Bên công ty tôi cần quản lý định mức tồn kho đối với từng loại mặt hàng, vậy nếu số lượng tồn trong kho nhỏ hơn định mức yêu cầu thì có công cụ nào nhắc nhở vấn đề này không?

A4: Có bạn nhé. rtwork có các hình thức thông báo: notif app, room chat bot… Khi thiết lập, người dùng đặt định mức tồn kho cho từng sản phẩm, để khi hết/gần hết thì hệ thống sẽ thông báo. Người dùng có thể setup các điều kiện thông báo: thời gian, số lượng hàng tồn bao nhiêu thì thông báo…

Q5: Vấn đề tôi gặp phải là làm thế nào để số liệu tồn kho khớp số liệu sổ sách kế toán, công cụ này có giúp tôi giải quyết vấn đề này dễ dàng hơn không?

A5: Bạn có thể yên tâm, vì khi sử dụng hệ thống rtWork, mọi thông tin số liệu, mọi hoạt động liên quan đến quy trình nhập – xuất – tồn đều được theo dõi, truy xuất khi cần.

Q6: Công cụ có hỗ trợ phân tích tình trạng tồn kho/xuất kho không?

A6: Có các báo cáo theo thời gian thực (mục phân tích của module thủ kho)

Q7: Tôi cần liệt kê nhanh tài sản/công cụ/thiết bị được giao cho 1 nhân viên sử dụng & quản lý thì làm thế nào?

A7: Bạn vào module Thủ kho > Lịch sử xuất kho > Lọc theo nhân viên muốn xem.

Nhóm câu hỏi về kiểm kê kho

Q1: Cuối mỗi ngày chúng tôi cần kiểm kê kho để thống kê tránh thất thoát hàng hoá, app hỗ trợ việc kiểm kê này như thế nào?

A1: Module kiểm kê hàng hoá. Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa, sản phẩm thường xuyên hoặc theo định kỳ. ban đầu người dùng sẽ thiết lập lịch kiểm kê, sau đó dựa vào lịch kiểm kê đó là thường suyên hay định kỳ mà tiến hành kiểm kê. Số lượng sản phẩm đã được app tính toán một cách tự động thông qua việc nhập – xuất – tái nhập của người dùng. Nếu có sai lệch về mặt số lượng người dùng có thể nhập lại số lượng và dựa vào đó để có thể khai báo lại thông tin số lượng sản phẩm hàng hóa đó bằng cách nhập kho – xuất kho hoặc tái nhập cho phù hợp.

Nhóm câu hỏi về chi phí

Q1: Shop mình cũng chưa lớn, nhưng muốn hệ thống hóa dần dần, nên mình rất quan tâm chi phí, mình đang có 4 bạn sale bán theo ca.

A1: Chi phí module kho của rtWork chỉ 125k và 24k/user/tháng, không tính theo số mặt hàng. Phí máy chủ 125k. Tính ưu việt của cách tính chi phí rtWork.

Q2: Công cụ này có dễ sử dụng không? chi phí để sử dụng hàng tháng có lớn không khi doanh nghiệp tôi có hơn 200 mặt hàng khác nhau cần quản lý.

A2: Rất dễ sử dụng. Qua các thao tác tụi mình vừa show thì bạn đã có thể hình dung được rồi đúng không? Chi phí module kho của rtWork chỉ 125k và 24k/user/tháng, không tính theo số mặt hàng. Phí máy chủ 125k. Tính ưu việt của cách tính chi phí rtWork.

Nhóm câu hỏi về thiết lập

Q1: Cài đặt thế nào? Có dễ sử dụng không?

A1: Cài đặt rất đơn giản. Và sử dụng cũng vậy, chỉ cần điền biểu mẫu trên điện thoại (mỗi 1 thao tác tạo sản phẩm, xuất, nhập kho bạn điền 1 biểu mẫu).

Q2: Mất bao lâu để thiết lập được 1 hệ thống quản lý kho bằng app này?

A2: Phần thiết lập hệ thống rất nhanh chóng, chỉ trong 1 ngày khi đã có đủ thông tin hồ sơ sản phẩm – tài sản và thông tin tài khoản người dùng của doanh nghiệp.

Q3: Tôi có được hỗ trợ thường xuyên trong quá trình cài đặt và sử dụng không?

A3: Có thể nói là 24/7 nên bạn yên tâm nhé.

Q4: Nếu có 1 số chức năng tôi muốn thay đổi để cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp thì RTA có hỗ trợ không?

A4: RTA thiết kế giải pháp hướng tới mục tiêu đáp ứng nhu cầu của số đông doanh nghiệp, vì thế mà chi phí để triển khai áp dụng công cụ rtWork rất phải chăng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi các tính năng sẵn có của công cụ thì RTA sẽ xem xét xem nhu cầu đó có phải là nhu cầu chung mà các đơn vị khác cũng cần để thiết kế thành bài toán tổng quát. Khi đó RTA sẽ hỗ trợ miễn phí. Còn nếu nó là nhu cầu đặc thù của riêng doanh nghiệp, RTA sẽ tính thêm phí.

5. Hệ module: Customer service – Dịch vụ khách hàng Bí quyết thu hút & giữ chân khách hàng

Nhóm câu hỏi về giải pháp

Q1: Mình muốn tìm một giải pháp mà khách hàng thấy thoải mái (ko phải trình bày với 1 con người cụ thể), thuận tiện (bất cứ lúc nào khách thấy thuận tiện nhất) để họ zphản ánh chất lượng dịch vụ và mình là quản lý, mình không thường xuyên ở văn phòng để theo dõi, mình cũng sợ nhân viên giấu vấn đề, tư vấn giúp mình nhé.

A1: Hệ thống Dịch vụ khách hàng của rtWork giải quyết trọn vẹn bài toán bạn đưa ra: – Công cụ của rtWork giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống để khách hàng phản hồi về dịch vụ hoặc yêu cầu hỗ trợ một cách thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng; – Hệ thống thông báo về phản ánh dịch vụ của khách hàng rất đa dạng và nhanh chóng, theo thời gian thực: thông báo trên hệ thống, qua email, qua nhóm chat tự động,… – Cho phép thiết lập đa dạng các kịch bản hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề nhằm tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên hỗ trợ; – Lưu giữ các kịch bản chăm sóc khách hàng để phục vụ cho mục đích đào tạo; – Trạng thái, kết quả chăm sóc, giải quyết phản ánh của khách hàng được cập nhật tới từng đối tượng: nhân viên, quản lý và khách hàng, theo thời gian thực; – Lưu giữ trọn vẹn hồ sơ hỗ trợ khách hàng, giúp dễ dàng truy xuất lịch sử khi cần; – Phân tích, thống kê các số liệu về trạng thái, kết quả, mức độ hài lòng của các hoạt động dịch vụ khách hàng. => Nhân viên thực hiện công việc một cách dễ dàng; quản lý nắm được kết quả theo thời gian thực.

Q2: CS của rtWork tốt hơn các hệ thống hỗ trợ chăm sóc khách hàng khác như thế nào?

A2: Hiện nay có 1 số hình thức CSKH phổ biến như: Trực tiếp, online, qua phone, emai.v.v. Với những hình thức này thông thường báo lỗi sẽ được xử lý trực tiếp, không lưu lại được những thông tin hỗ trợ, lịch sử tương tác, hình thức xử lý,..không đọng lại giá trị để sử dụng cho các lần sau. Tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí. Đối với dịch vụ hỗ trợ khách hàng của rtWork : Hoạt động kết hợp dựa trên nhiều hình thức và công cụ hỗ trợ

– Khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ lên 1 weblink đơn giản được thiết lập theo đa dạng nhiều nhu cầu (thông tin liên hệ, mô tả lỗi/yêu cầu cần hỗ trợ). Điểm nổi bật nhất đối với gửi báo lỗi qua weblink chính là người yêu cầu có thể ĐÍNH KÈM NHIỀU HÌNH ẢNH, VIDEO mô tả lỗi/yêu cầu, rất phù hợp cho các loại sản phẩm, dịch vụ khác nhau.

– Người yêu cầu hỗ trợ sẽ nhận được phản hồi tự động ngay lập tức (thông qua email)

– Tất cả nhân viên đều có thể làm hỗ trợ viên (chỉ cần thao tác thiết lập đơn giản)

– Có thể thiết lập nhiều kịch bản hỗ trợ khách hàng tự động/chủ động.

– Phối hợp nhiều công cụ hỗ trợ (qua email, qua sms, qua phone (kết hợp cloudphone), qua các mạng xã hội.v.v)

– Khách hàng được update thông tin liên tục và NGAY LẬP TỨC

– Sau khi hỗ trợ/xử lý lỗi có thể thiết lập 1 khảo sát về MỨC ĐỘ HÀI LÒNG của khách hàng để lấy ý kiến/góp ý HOÀN THIỆN hơn dịch vụ về sau.

– Check lại được toàn bộ lịch sử tương tác/cập nhật thông tin xử lý lỗi của toàn bộ hệ thống.

– Có thể báo lỗi thay khách hàng để xử lý nhanh chóng và lưu lại thông tin trên hệ thống, không bị rơi rụng thông tin

Q3: Công ty tôi quy mô còn nhỏ (30 người), nhân viên thì hoạt động ngoài hiện trường phần lớn thời gian nên không có máy tính để bàn, vậy có thể dùng hệ thống này được không?

A3: Hoàn toàn có thể áp dụng được, chỉ cần sử dụng trên smartphone và CÓ KẾT NỐI INTERNET (3G,4G,5G) Hệ thống của rtWork có thể áp dụng ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào và trên bất cứ thiết bị nào.

Q4: Mình có nhu cầu theo dõi vấn đề bị khách phản ánh nhiều nhất hoặc lặp đi lặp lại theo thời gian thì giải pháp có hỗ trợ ko?

A4: Hoàn toàn có thể. Chức năng hỗ trợ khách hàng từ app rtWork cho phép thiết lập từng kịch bản, kiểu lỗi, kiểu hỗ trợ và có lịch sử. Vậy chỉ cần chúng ta vào báo cáo và lịch sử và lọc để xem thông tin là được. Và ở đây rtWork còn có thể hỗ trợ 1 kịch bản xử lý tự động đối với các lỗi thường gặp.

Q5: Công ty tôi làm dịch vụ về mạng, khách hàng thường xuyên phải cần hỗ trợ về tín hiệu mạng vậy chức năng này hỗ trợ như thế nào?

A5: Link báo lỗi có cho phép đính kèm hình ảnh (người dùng có thể chụp ảnh về tín hiệu mạng, modem wifi, thông tin về kết nối. Một số trường hơp khi khách gọi lên tổng đài thông báo thường không biết mô tả như thế nào về tình trạng đèn trên modem, hoặc họ sẽ tốn chi phí gọi => ứng dụng này có thể thiết lập 1 case báo lỗi riêng để sử dụng cho trường hợp này, khách chỉ cần mở app, cập nhật thông tin, hình ảnh.

Nhóm câu hỏi về cách thức tương tác, kịch bản

Q1: Khi khách hàng yêu cầu hỗ trợ cần mô tả rõ về hình ảnh sản phẩm và quay video về lỗi sản phẩm thì app có hỗ trợ được không?

A1: Hoàn toàn có thể bạn nhé. Biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ của rtWork cho phép khách hàng chụp ảnh và quay video để
thuận tiện mô tả lỗi sản phẩm.

Q2: Khách hàng muốn gửi đánh giá về dịch vụ hỗ trợ của chúng tôi thì làm thế nào?

A2: Dịch vụ chăm sóc khách hàng của RTA cho phép DN thiết lập 1 webform với các câu hỏi được thiết lập theo nhu cầu để KHẢO SÁT HÀI LÒNG và sẽ được kích hoạt khảo sát khi hoàn thành việc hỗ trợ/chăm sóc khách hàng.

Q3: Chúng tôi muốn gọi điện để xử lý tình huống cho khách ngay lập tức, thì ứng dụng có hỗ trợ không?

A3: Có, nên kết hợp với tổng đài clouphone, sử dụng chức năng gọi từ biểu mẫu cập nhật thông tin hỗ trợ bằng chức năng cloudphone. (Để rõ hơn, các bạn có thể theo thêm video demo trong livestream)

Q4: Những trường hợp lỗi thường xuyên gặp phải có thiết lập được kịch bản xử lý tự động không?

A4: Hoàn toàn có thể bạn nhé. Với những trường hợp lỗi hoặc yêu cầu hỗ trợ thường xuyên xảy ra người dùng có thể thiết lập kịch bản xử lý mẫu cho từng tình huống và thiết lập 1 email tự động, ngay khi khách chọn yêu cầu hỗ trợ trên thì sẽ có email gửi về có đính kèm kịch bản xử lý mẫu để khách tự theo dõi và xử lý.

Q5: Khách hàng của công ty tôi không thích điền form khảo sát, chỉ có thể gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp? vậy công cụ này có hỗ trợ không?

A5: Có, chúng tôi hỗ trợ có thể nói đầy đủ các công cụ và có thể bao quát hết các trường hợp. Với các chức năng này, các bạn có thể xem thêm video demo thông qua livestream nhé.

Nhóm câu hỏi về hệ thống thông báo

Q1: Chúng tôi muốn nhận được thông báo lỗi ngay lập tức, vậy thì ứng dụng có những công cụ gì để thông báo?

A1: Chức năng hỗ trợ khách hàng của RTA luôn đảm bảo hỗ trợ khách hàng với nhiều công cụ:

1. Qua email: Ngay sau khi khách hàng yêu cầu hỗ trợ, hệ thống sẽ gửi 1 email tự động thông báo đã nhận được yêu cầu hỗ trợ, trên mỗi thao tác cập nhật hỗ trợ cho khách hàng đều có thể thiết lập các email template theo nhu cầu của DN và kích hoặc email gửi tự động sau mỗi thao tác cập nhật (xem video demo trên livestream)

2. Qua notif: Trên app rtWork, RTA có thể thiết lập các notif gửi về tại mục thông báo hình quả chuông theo từng nhu cầu quản lý và theo dõi của doanh nghiệp (xem video demo trên livestream)

3. Qua chatbot: Công cụ chat bot giúp cho các nhân viên hỗ trợ nhân được thông tin yêu cầu hỗ trọ ngay lập tức với đầy đủ các thông tin từ khách hàng. Các thiết lập BOT này cũng tuỳ theo nhu cầu của từng DN.

Q2: Khi một yêu cầu được xử lý bởi bộ phận xử lý thì có cơ chế nào giúp khách hàng báo lỗi biết được là vấn đề của họ đang được xử lý không?

A2: Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho khách từng bước xử lý ngay sau khi điền form cập nhật thông tin xử lý hoặc với các trường hợp yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp, dịch vụ còn có chức năng gọi điện hỗ trợ trực tiếp trên biểu mẫu cập nhật và lưu trữ lại thông tin toàn bộ các câp nhật xử lý

Q3: Sau khi tôi sử dụng CS báo lỗi thì bằng cách nào để biết được yêu cầu của tôi đã được tiếp nhận, đang thực hiện xử lý và hoàn thành xử lý?

A3: Ngay sau khi khách hàng yêu cầu hỗ trợ, hệ thống sẽ gửi 1 email tự động thông báo đã nhận được yêu cầu hỗ trợ, trên mỗi thao tác cập nhật hỗ trợ cho khách hàng đều có thể thiết lập các email template theo nhu cầu của DN và kích hoặc email gửi tự động sau mỗi thao tác cập nhật

Nhóm câu hỏi về truy xuất lịch sử

Q1: Quản lý có thể theo dõi được tất cả lịch sử xử lý lỗi của các nhân viên được không?

A1: Quản lý hoàn toàn có thể theo dõi được toàn bộ lịch sử xử lý lỗi của nhân viên thông qua báo cáo chi tiết cập nhật thông tin xử lý (các bạn theo dõi thêm thông qua video demo trên livestream nhé)

Q2: Nhân viên tự xem lại lịch sử xử lý lỗi của mình được đúng không?

A2: Nhân viên cũng có thể xem lại toàn bộ lịch sử hỗ trợ và xử lý lỗi của mình và của người khác để tham khảo và tự training thông qua lịch sử chi tiết.

Q3: 1 bạn nhân viên có thể xem tiến trình xử lý sự cố của 1 nhân viên khác được không? Để có thể học hỏi chẳng hạn?

A3: Nhân viên cũng có thể xem lại toàn bộ lịch sử hỗ trợ và xử lý lỗi của mình và của người khác để tham khảo và tự training thông qua lịch sử chi tiết.

Q4: Nhiều trường hợp khách hàng gọi điện nhưng nhân viên tư vấn không xử lý được mà phải chuyển thông tin lên cấp trên, công cụ này có hỗ trợ chuyển tiếp thông tin qua nhiều người mà vẫn đảm bảo lưu trữ quy trình, lịch sử trong hệ thống không? (như hiện tại chúng tôi chủ yếu liên hệ qua Zalo hoặc gọi điện trực tiếp để trao đổi, lúc tìm kiếm lại thông tin rất khó)

A4: Hoàn toàn có thể bạn nhé. Mời bạn xem phần quay màn hình trong livestream để hình dung cụ thể hơn.

Q5: Tôi muốn chủ động truy xuất lại một số trường hợp đã được hỗ trợ, có thể lọc theo ngày tháng/thông tin khách/ thông tin nhân viên hỗ trợ.. công cụ này hỗ trợ thế nào?

A5: Hoàn toàn có thể bạn nhé. Mời bạn xem phần quay màn hình trong livestream để hình dung cụ thể hơn.

Q6: Các thông tin báo lỗi của tôi có được lưu trữ trên hệ thống và dễ dàng truy xuất lịch sử không? Có thể phân quyền để xem thông tin báo lỗi theo nhu cầu không?

A6: Các thông báo lỗi của khách hàng, nhân viên hỗ trợ đều có thể xem lại trên lịch sử lưu trữ và rất dễ dàng truy xuất với nhiều chức năng tìm kiếm, filter theo nhiều trường thông tin. Để theo dõi thêm các chức năng này mời các bạn xem lại phần quay màn hình demo chức năng trên livestream nhé,

Q7: Có thể lưu trữ các thông tin quá trình xử lý này được không? Nếu có thì thời hạn lưu trữ là bao lâu?

A7: Có thể lưu trữ toàn bộ thông tin xử lý. Thời gian cập nhật theo thời gian thực. Thời gian lưu trữ tuỳ nhu cầu mỗi doanh nghiệp mà có thể thiết lập cho phù hợp: 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng thậm chí 1 năm. Dữ liệu cũ sẽ được lưu trữ trên server chứ không mất đi, mà chỉ là lọc để không hiển thị trên mobile app nữa nhằm giúp việc tải data sẽ nhanh hơn.

Nhóm câu hỏi về phân tích, thống kê

Q1: Tôi muốn xem 1 tháng nhân viên tôi hỗ trợ được bao nhiêu khách hàng, mỗi khách hàng cần hỗ trợ qua những cách thức nào, bao nhiêu lần có được không?

A1: Hoàn toàn có thể xem được. Tại phần Phân tích ở mục Theo dõi xử lý yêu cầu, bạn có thể xem thống kê số yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, theo ngày/tháng, theo tình trạng xử lý, thời gian xử lý yêu cầu trung bình, theo loại yêu cầu. (Mời các bạn xem thêm phần share màn hình trên livestream để có thể hình dung cụ thể hơn chức năng này nhé)

Q2: Tôi muốn xem có bao nhiêu phản hồi chưa được xử lý thì xem ở đâu? Và khi xem được số lượng rồi, tôi muốn biết luôn là đó là những phản hồi nào chưa xử lý thì có xem được luôn không?

A2: Tại phần Phân tích ở mục Theo dõi xử lý yêu cầu, bạn có thể xem thống kê những yêu cầu hỗ trợ/phản hồi của khách hàng theo tình trạng xử lý (đã xử lý, đang xử lý, chưa xử lý). Hoàn toàn có thể xem những phản hồi nào chưa được xử lý thông qua chức năng lọc theo trường thông tin trạng thái xử lý.

Q3: Tôi có thể xem được những số liệu phân tích, thống kê nào?

A3: Tại phần Phân tích ở mục Theo dõi xử lý yêu cầu, bạn có thể xem thống kê số yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, theo ngày/tháng, theo tình trạng xử lý, thời gian xử lý yêu cầu trung bình, theo nhân viên, theo loại yêu cầu.v.v

Q4: Tôi có xem được thời lượng nhân viên của tôi xử lý một yêu cầu của khách hàng không?

A4: Xem được bạn nhé. Tại phần Phân tích ở mục Theo dõi xử lý yêu cầu, bạn có thể xem thống kê số yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, theo ngày/tháng, theo tình trạng xử lý, thời gian xử lý yêu cầu trung bình,…

Q5: Tôi là người quản lý và tôi quan tâm đến năng suất, tiến độ xử lý các yêu cầu từ phía khách hàng của nhân viên để tính KPI, công cụ này hỗ trợ thế nào?

A5: Tại phần Phân tích ở mục Theo dõi xử lý yêu cầu, bạn có thể xem thống kê số yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, theo ngày/tháng, theo tình trạng xử lý, thời gian xử lý yêu cầu trung bình,… Dựa vào số yêu cầu xử lý, tình trạng xử lý và thời gian xử lý trung bình, bạn có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên.

Nhóm câu hỏi đánh giá

Q1: Sau khi hoàn tất quá trình xử lý thì khách hàng có thể đánh giá dịch vụ thông qua hình thức nào? Bộ phận quản lý có thể theo dõi các đánh giá này ở đâu?

A1: Sau khi hoàn tất quá trình xử lý thì khách hàng có thể đánh giá dịch vụ thông qua link Khảo sát hài lòng mà doanh nghiệp thiết lập, hoặc thông qua khảo sát bằng điện thoại. Và người quản lý hoàn toàn nắm được các phần phản hồi này của khách hàng thông qua
module Dịch vụ khách hàng cho quản lý, phần Khảo sát hài lòng > Danh sách đã khảo sát. Hoặc xem tại phần Kết quả khảo sát NPS.

Nhóm câu hỏi về chi phí

Q1: Chi phí dùng công cụ này thế nào?

A1: Chi phí cho module Dịch vụ khách hàng cho Quản lý và Dịch vụ khách hàng cho Nhân viên là 48,000 đồng/user/tháng. Cách tính phí của rtWork rất tối ưu, vì ai sử dụng module nào thì mới tính tiền module đó.

Q2: Mình có cần cài tổng đài ảo Cloud phone như hôm trước các bạn giới thiệu để gọi điện không? Vậy tổng chi phí là bao nhiêu?

A2: Nếu muốn chăm sóc khách hàng bằng điện thoại, bạn có thể thiết lập thêm tổng đài Cloud Phone mà rtWork Talk đã giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khán giả trong các số trước đây.

* Chi phí cloudphone rất rẻ nhờ các tính năng đã nêu: smart from number, gọi đồng thời nhiều cuộc, ghi âm, lịch sử tương tác… => tiết kiệm thời gian, công sức,… chính là tiết kiệm chi phí.

– Cần trả những phí sau để vận hành Cloud phone:

1. Trả cho nhà mạng:

+ Phí khởi tạo (hoà mạng): thu 1 lần

+ Phí thuê bao: thu hàng tháng

+ Cước gọi nội mạng, ngoại mạng: tuỳ vào số phút gọi.

2. Trả cho RTA:

+ Phí module cloudphone: 125k/user/tháng

* Chi phí cho module Dịch vụ khách hàng cho Quản lý và Dịch vụ khách hàng cho Nhân viên là 48,000 đồng/user/tháng. Cách tính phí của rtWork rất tối ưu, vì ai sử dụng module nào thì mới tính tiền module đó.

Nhóm câu hỏi về thiết lập

Q1: Cài đặt thế nào? Có dễ sử dụng không? Có cần cài đặt với công cụ nào khác đi kèm không?

A1: Bạn chỉ cần đăng nhập tạo tài khoản trên rtwork, khởi tạo tên miền riêng cho hệ thống của mình, tạo tài khoản người dùng, mua module Dịch vụ khách hàng về và bắt đầu tạo các kịch bản của dịch vụ khách hàng. Nếu muốn chăm sóc khách hàng bằng điện thoại, bạn có thể thiết lập thêm tổng đài Cloud Phone mà rtWork Talk đã giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khán giả trong các số trước đây.

Q2: Mất bao lâu để thiết lập được 1 hệ thống dịch vụ khách hàng bằng app này?

A2: Rất nhanh chóng bạn nhé. Chỉ trong chưa đầy nửa ngày bạn sẽ có thể thiết lập xong hệ thống rtwork để tiến hành tạo ngay các kịch bản chăm sóc khách hàng và đưa vào sử dụng.

Q3: Tôi có được hỗ trợ thường xuyên trong quá trình cài đặt và sử dụng không?

A3: Có thể nói là 24/7 nên bạn yên tâm nhé.

Q4: Nếu có 1 số chức năng tôi muốn thay đổi để cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp thì RTA có hỗ trợ không?

A4: RTA thiết kế giải pháp hướng tới mục tiêu đáp ứng nhu cầu của số đông doanh nghiệp, vì thế mà chi phí để triển khai áp dụng công cụ rtWork rất phải chăng.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi các tính năng sẵn có của công cụ thì RTA sẽ xem xét xem nhu cầu đó có phải là nhu cầu chung mà các đơn vị khác cũng cần để thiết kế thành bài toán tổng quát. Khi đó RTA sẽ hỗ trợ miễn phí.

Còn nếu nó là nhu cầu đặc thù của riêng doanh nghiệp, RTA sẽ tính thêm phí.

6. Hệ module: Quản lý tuyển dụng tự động

Nhóm câu hỏi tổng quan

Q1: Thế nào là tự động hoá quy trình tuyển dụng?

A1: Tự động hoá quy trình tuyển dụng nghĩa là tất cả mọi hoạt động tuyển dụng đều được thực hiện và theo dõi trên app, theo quy trình được thiết lập sẵn, không lệ thuộc sức người hoặc lệ thuộc quá nhiều vào sức người.

Q2: Nhờ các bạn mô tả quy trình tuyển dụng của một vị trí trong cty bạn để mình hình dung rõ hơn được không?

A2: Sơ lược về một quy trình tuyển dụng:

– Xác định các vòng thi cho một vị trí tuyển dụng

– Tạo yêu cầu/bài kiểm tra cho từng vòng thi

– Tạo nội dung đăng tuyển

– Đăng lên các kênh

– Ứng viên ứng tuyển thông qua link đăng ký, nhận tài khoản làm các bài kiểm tra theo các vòng

– Doanh nghiệp theo dõi thông tin, thực hiện chấm bài và gửi thông báo cho ứng viên qua hệ thống

– Hệ thống xác định nếu ứng viên vượt qua điểm quy định trong từng bài kiểm tra, mời phỏng vấn online hoặc offline

– Phỏng vấn online/offline

– Báo kết quả cho ứng viên.

Q3: Tự động hoá quy trình tuyển dụng mang lại những lợi ích gì?

A3: Tự động hoá quy trình tuyển dụng mang lại 3 lợi ích sau:

– Tiết kiệm thời gian, nhân lực, và quy ra chính là chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Doanh nghiệp không phải tổ chức các buổi kiểm tra offline giữa tiến trình tuyển dụng,.. Mọi thứ đều đã được tự động hoá cho tới bước cuối cùng là phỏng vấn để chính thức chọn lựa ứng viên phù hợp.

– Dữ liệu hoá, số hoá toàn bộ thông tin: CV, bài test, kết quả,… Thông qua những dữ liệu này thì mọi đánh giá sẽ mang tính khách quan hơn, không phải dựa vào cảm tính như trước; đồng thời tránh trường hợp mỗi file thông tin ở một nơi, khó tập hợp, khó tìm kiếm truy xuất sau này.

– Đào tạo được ngay nhân sự trong quá trình tuyển dụng, ứng viên không phù hợp có thể loại ngay, không tốn nhiều thời gian đào tạo và tới 2 tháng thử việc,…

Q4: Công ty mình thông thường có quy trình tuyển dụng rất đơn giản: nộp CV và phỏng vấn, nếu theo hình thức tuyển dụng này thì sẽ mất thêm nhiều thời gian cho các vòng tuyển dụng không cần thiết?

A4: Việc áp dụng hình thức này cần thêm thời gian nhưng chủ yếu là thời gian ứng viên phải dành để thực hiện các vòng tuyển dụng. Và thời gian thêm này sẽ mang lại những lợi ích đã đề cập:

– Có dữ liệu đánh giá rõ ràng, không dựa nhiều vào cảm tính; dễ dàng truy xuất tìm kiếm dữ liệu.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ muốn quy trình tuyển dụng với 2 vòng thì hệ thống vẫn hoàn toàn hỗ trợ.

Q5: Công cụ rtwork có điểm mạnh gì để tôi có thể chuyển từ cách thức truyền thống sang sử dụng ứng dụng?

A5: Hệ thống rtwork cung cấp công cụ (module, biểu mẫu, thao tác tự động…) giúp doanh nghiệp có thể cấu hình toàn bộ quy trình tuyển dụng theo nhu cầu trên app. Các thao tác thiết lập và thực hiện rất dễ dàng.

Q6: rtWork có thể giải quyết những vấn đề về tuyển dụng gì so với cách làm truyền thống?

A6: Sau đây là những lợi ích mang lại khi doanh nghiệp sử dụng rtWork thay cho cách làm truyền thống:

Q7: Bài toán tuyển dụng có khó không?

A7: Mức độ khó dễ tuỳ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp nhưng chắc chắn rằng khi áp dụng tự động hoá quy trình tuyển dụng thì bài toán tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Q8: Thông thường quy trình tuyển dụng như thế này sẽ mất bao lâu?

A8: Quy trình kể từ khi chuẩn bị các vòng, bài kiểm tra, soạn bài đăng tuyển, đẩy mạnh tuyển dụng, theo dõi ứng viên, chấm bài và mời ứng viên phỏng vấn trực tuyến có thể diễn ra ngay trong 1 ngày – 1 tuần, tuỳ mức độ và quy mô của vị trí tuyển dụng.

Q9: Những vị trí công việc thế nào thì có thể áp dụng hình thức tuyển dụng này?

A9: Rất đa dạng và không giới hạn bạn nhé.

Q10: Tôi muốn xây dựng mạng lưới tuyển dụng PVV trên cả nước, khi có dự án thực hiện ở nhiều khu vực khác nhau sẽ tự động lọc và gửi thông tin cho các bạn đã đăng ký ở địa phương phù hợp 1 cách nhanh chóng nhất. Hệ thống này có thực hiện được không?

A10: Hoàn toàn thực hiện được bạn nhé. Trên weblink ứng tuyển có đủ các trường thông tin về địa chỉ, khu vực ứng tuyển của ứng viên. Hệ thống sẽ có các báo cáo thống kê ứng viên theo tỉnh, khu vực và thiết lập các email tự động để gửi thông tin về cho ứng viên đồng thời bộ phận quản lý tuyển dụng cũng sẽ theo dõi được số lượng ứng viên theo từng tỉnh, khu vực theo thời gian thực.

Nhóm câu hỏi về đăng tuyển, xét tuyển

Q1: Khi tôi mua module này thì được cty hỗ trợ đăng tuyển lên những trang nào, ngoài những trang đó thì tôi có thể đưa phần tuyển dụng này lên trang cá nhân như facebook (cá nhân, fanpage, group,..), zalo, email,.. để tăng khả năng tiếp cận của ứng viên tiềm năng không?

A1: Ứng dụng tự động đăng tuyển trên các kênh miễn phí và fanpage tuyển dụng, website việc làm do RTA xây dựng để tăng khả năng tiếp cận của các ứng viên tiềm năng.

Q2: Chúng tôi là DN nước ngoài và nhu cầu tuyển dụng ứng viên nước ngoài hoặc ứng viên giỏi ngoại ngữ là rất lớn. Vậy công cụ có hỗ trợ thêm được những loại ngôn ngữ nào để cấu hình không?

A2: Hiện tại RTA đang phát triển ứng dụng song ngữ, cả tiếng Việt và tiếng Anh nên nhu cầu của bạn là hoàn toàn được đáp ứng. Chúng tôi cũng đang xây dựng và phát triển thêm nhiều kiểu ngôn ngữ phổ biến khác.

Q3: Nếu sử dụng rtwork thì một lần tôi có thể đăng thông tin tuyển dụng nhiều nơi không và tôi có thể theo dõi thông tin đăng tuyển này không?

A3: Hoàn toàn có thể đăng cùng lúc ở nhiều nơi. Và ngoài kênh của doanh nghiệp, RTA sẽ hỗ trợ đăng tuyển trên fanpage tuyển dụng, các mạng xã hội, nhóm, website việc làm do RTA xây dựng để tăng khả năng tiếp cận của các ứng viên tiềm năng. Doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin đăng tuyển ngay trên app rtWork.

Q4: Khi có thông tin ứng tuyển về thì tôi được thông báo qua đâu?

A4: Các thông báo được gửi về thông qua nhiều công cụ: nhóm chat tự động, phần thông báo trên app, email,…

Q5: Nơi để lưu trữ CV ứng tuyển của ứng viên sẽ nằm ở đâu? Dung lượng lưu trữ tối đa là bao nhiêu?

A5: Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký sữ dụng sẽ có 1 server riêng. Tất cả CV của ứng viên đều được lưu trữ tại đây. Dung lượng tối đa tuỳ thuộc vào nhu cầu của DN. Hiện tại dung lượng của gói cơ bản là 5GB, DN có thể mua thêm các gói dung lượng phù hợp.

Q6: Nếu số hoá CV theo biểu mẫu thì như vậy ứng viên sẽ không nộp được CV mà các bạn tự thiết kế? Công ty mình đôi khi tuyển vị trí designer lại muốn được xem cách các bạn thiết kế CV thế nào để đánh giá luôn trình độ, như vậy thì công cụ rtwork có phương án giải quyết thế nào?

A6: Trên biểu mẫu ứng tuyển được số hoá sẽ có mục hình ảnh để các bạn đính kèm hỉnh ảnh CV của mình. Ngoài ra, với công ty tuyển dụng vị trí designer, công ty có thể đưa phần kiểm tra khả năng thiết kế vào bài kiểm tra trong quy trình xét tuyển.

Q7: Công ty mình đã có sẵn một lượng lớn hồ sơ ứng viên, giờ tôi muốn nhập vào hệ thống thì có cách nào thực hiện nhanh không?

A7: Hoàn toàn có thể bằng cách nhập dữ liệu qua biểu mẫu Google Sheet bạn nhé.

Nhóm câu hỏi về công cụ tương tác, hỗ trợ ứng viên

Q1: Nếu ứng viên có khó khăn khi làm bài test hoặc muốn góp ý về bài test thì ứng viên có thể đánh dấu lại câu hỏi mình muốn & feedback lại trong bài làm không?

A1: Việc ứng viên đánh dấu lại câu hỏi trong bài làm chưa phải là cách tốt nhất để tương tác góp ý. Thay vào đó, chúng tôi xây dựng 1 hình thức hỗ trợ và nhận góp ý từ ứng viên 1 cách đầy đủ và đơn giản hơn thông qua công cụ hỗ trợ ứng viên.

Cụ thể chúng tôi có 1 weblink được thiết lập từ workflow này để ứng viên nhập thông tin góp ý, hoặc yêu cầu hỗ trợ trực tiếp (có thể đính kèm video, hình ảnh và nội dụng góp ý tương tự như bộ customer service mà chúng tôi đã giới thiệu trong số trước). Khi đó nhà tuyển dụng nhận thông tin và sẽ có những phản hồi ngay lâp tức để hỗ trợ hoặc ghi nhận những đóng góp của ứng viên.

Q2: Công cụ có những chức năng nào để nhà tuyển dụng tương tác với ứng viên thuận tiện nhất, có thể ghi nhận lại lịch sử tương tác đó không?

A2: Có một số hình thức tương tác giữa nhà tuyển dụng và ứng viên:

– Tương tác qua biểu mẫu “Hỗ trợ ứng viên” trên app

– Tương tác qua nhóm chat trên app

– Tương tác qua phần live chat (Ứng viên có thể chat với nhà tuyển dụng thông qua chức năng chat trên app rtHome được cấp sau khi ứng tuyển. Chúng tôi cũng đang phát triển thêm chức năng live chat thông qua trang web tuyển dụng để bất cứ khi nào ứng viên cũng có thể tương tác (tức chưa hoặc đã ứng tuyển đều có thể tương tác được).

Và toàn bộ lịch sử tương tác đều được ghi nhận chi tiết.

Q3: Mình là ứng viên và bản thân có trải nghiệm công việc nhiều nơi. Mình thấy có nhiều công ty sau khi mình đã ứng tuyển và làm bài test xong thì không có phản hồi gì cho ứng viên cả. Nếu không đạt thì vẫn nên có phản hồi. (Chia sẻ thôi, không nhất thiết có câu trả lời)

A3: Đây cũng là vấn đề mà rất nhiều ứng viên gặp phải. Đứng ở vị trí của ứng viên, việc này không hề dễ chịu, nhất là khi ứng viên đang trong giai đoạn chờ việc.

Với công cụ rtWork, bộ phận nhân sự sẽ thuận tiện hơn trong việc tương tác và thông báo kết quả cho ứng viên:

– Ngay sau khi ứng viên hoàn thành bài kiểm tra cho vị trí ứng tuyển, hệ thống sẽ tự động chấm điểm và sẽ tự động gửi thông báo về cho ứng viên thông qua app và email.

– Nhân sự sẽ liên hệ với ứng viên qua biểu mẫu tương tác để thông báo kết quả hoặc mời phỏng vấn và toàn bộ thao tác sau khi kết thức đều có 1 thông báo tự động gửi về cho ứng viên.

– Công cụ này có chức năng thống kê và ghi nhận lịch sử, ứng viên nào đã làm bài rồi nhưng chưa nhận phản hồi ứng dụng sẽ có thông báo.

Q4: Sau khi làm bài xong thì ứng viên có thể tự xem kết quả của mình không?

A4: Ứng viên có thể xem thông qua thông báo trên tài khoản được cấp của công cụ rtHome.

Q5: Sau khi hoàn thành xong hết các vòng tuyển dụng, nhà tuyển dụng báo kết quả cho ứng viên, liên lạc, mời phỏng vấn cho ứng viên thông qua hình thức nào, có tích hợp vào hệ thống công cụ và kết quả tương tác không?

A5: Với công cụ rtWork, bộ phận nhân sự sẽ thuận tiện hơn trong việc tương tác và thông báo kết quả cho ứng viên:

Nhóm câu hỏi về các công cụ đo lường, thống kê số lượng, chất lượng ứng viên

Q1: Tạo bài test có khó không, module có hỗ trợ miễn phí các mẫu bài test điển hình (kĩ năng giao tiếp,..) để tôi tham khảo, chỉnh sửa & tạo bài test của riêng tôi từ cái này không?

A1: Phần tạo bài test cực kỳ dễ dàng. Tất cả các câu hỏi được xây dựng trên 1 mẫu có sẵn với công cụ excel. Sau khi chuẩn bị xong thì chỉ cần import lên hệ thống. Với công cụ này, chúng tôi hỗ trợ khá đa dạng kiểu bài, kiểu câu hỏi phù hợp với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp, nhiều lĩnh vực. RTA có sẵn 1 hệ thống các bài test về kỹ năng (kiểm tra văn hoá, kỹ năng xử lý tình huống,…) để các doanh nghiệp tham khảo.

Q2: Tuỳ vị trí ứng tuyển của dn tôi mà chúng tôi sẽ có những bài kiểm tra kiến thức – kỹ năng liên quan, công cụ sẽ hỗ trợ như thế nào để chúng tôi có thể cho ứng viên làm bài, chấm điểm và lưu giữ thông tin không?

A2: Hiện tại ứng dụng hỗ trợ cho việc cấu hình và thiết lập nhiều dạng bài kiểm tra khác nhau: Bài kiểm tra dạng đề mở, 1 lựa chọn, nhiều lựa chọn với đa dạng hiệu ứng, đính kèm file, link, hình ảnh, tài liệu tham khảo. Cách làm bài sinh động, cho phép ứng viên tự luyện tập. Sau khi ứng viên làm bài xong, sẽ có các nút chức năng chấm bài tự động hoặc thủ công. Đồng thời, sẽ có các báo cáo kết quả tuyển dụng để nhà tuyển dụng xem lại thông tin.

Q3: Chúng tôi muốn xem tổng quan thực hiện bài kiểm tra theo từng vị trí tuyển dụng thì có được không? xem ở đâu?

A3: Bạn có thể vào module Tuyển dụng 360 để theo dõi toàn bộ thông tin thống kê số liệu theo từng vị trí và rất nhiều dữ liệu khác.

Q4: Các thông tin tương tác, đăng tuyển có được lưu trữ lại không, tôi có thể xem lại lịch sử trong thời gian bao lâu?

A4: Tất cả các thông tin tương tác, đăng tuyển đều được lưu trữ lại trên app, người dùng hoàn toàn có thể xem lại lịch sử tương tác theo thời gian thực. Thời gian tối đa để xem các thông tin tương tác tuỳ vào nhu cầu thiết lập từ mỗi doanh nghiệp mà có thể thiết lập cho phù hợp.

Q5: Sau khi đăng tuyển nhiều vị trí khác nhau, tôi muốn biết ngay được số lượng các vị trí ứng tuyển, số lượng ứng viên đã đạt bài kiểm tra, cũng như thông tin ứng viên đã phỏng vấn, hệ thống có thể hiện được không?

A5: Tất cả các thông tin tương tác, đăng tuyển đều được lưu trữ lại trên app, người dùng hoàn toàn có thể xem lại lịch sử tương tác theo thời gian thực.

Nhóm câu hỏi về báo cáo, phân tích, thống kê

Q1: Mình làm công tác nhân sự. Ở mỗi dự án của công ty cần tuyển lượng CTV rất lớn. Vậy ứng dụng này có hỗ trợ thống kê được số lượng ứng viên theo dự án không để cty còn điều phối?

A1: Hoàn toàn có thể bạn nhé. Ở phần quản lý tuyển dụng, doanh nghiệp có thể lọc thông tin ứng viên theo mã đăng tuyển, đợt tuyển, dự án, tiến độ, vị trí… Ở phần Tuyển dụng 360, doanh nghiệp có thể xem thống kê số lượng ứng viên theo bài tuyển dụng, theo giới tính, theo vị trí, theo dự án, theo địa điểm,… (Biểu mẫu ứng tuyển của ứng viên có những trường thông tin nào thì rtWork hoàn toàn có thể cấu hình để lọc và thống kê theo thông tin đó).

Nhóm câu hỏi về chi phí triển khai

Q1: Chi phí triển khai sử dụng có lớn không so với chi phí vận hành theo cách truyền thống?

A1: Không bạn nhé, thậm chí tiết kiệm rất nhiều so với cách vận hành truyền thống. Vì cách vận hành tự động sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn so với cách truyền thống:

Q2: Triển khai hệ thống tuyển dụng tự động như thế này sẽ có những loại chi phí nào?

A2: Sẽ có 3 nhóm chi phí bạn nhé: chi phí module, máy chủ cloud, dung lượng.

Nhóm câu hỏi về thiết lập, kỹ thuật

Q1: Để triển khai hệ thống tuyển dụng tự động này cần chuẩn bị những gì? Có phức tạp không?

A1: Để triển khai hệ thống tuyển dụng tự động của rtWork, doanh nghiệp chỉ cần cử một người chuyên trách sẵn sàng chuyên tâm đưa quy trình tuyển dụng truyền thống sang tự động hoá. Còn lại, nội dung chuẩn bị rất nhanh chóng và tiện lợi. Nhà tuyển dụng chỉ cần chuẩn bị nội dung đăng tuyển, bài kiểm tra (nếu có nhu cầu) và đọc tài liệu rồi triển khai.

Q2: Triển khai hệ thống tuyển dụng tự động trong bao lâu?

A2: Phần triển khai hệ thống rất nhanh chóng, chưa đầy nửa ngày bạn nhé!